Richiedi una copia

Un'altra caratteristica molto interessante offerta dal nuovo Portale Notarile del Cittadino è la possibilità di richiedere e ottenere, al 100% online, qualsiasi copia di un documento pubblico che abbiamo firmato con qualsiasi Notaio in Spagna, il che può essere molto utile per i cittadini e i professionisti in molti settori.

Con il Portale Notarile del Cittadino, quindi, d'ora in poi, come vedremo, chiunque abbia stipulato un atto pubblico davanti a un notaio potrà richiedere una copia del documento online. Inoltre, grazie al Portale Notarile del Cittadino, come vedremo, in alcuni casi, questa copia sarà archiviata in un deposito di documenti online, in modo da averla sempre a disposizione, conservata in uno spazio sicuro, che ci permetterà di accedervi quando vogliamo, da qualsiasi luogo o dispositivo.

Vediamo ora come accedere a questa opzione, a cosa serve e come procedere.

Che cos'è una copia notarile?

Come è noto, quando una persona si reca presso uno studio notarile per firmare un atto pubblico(ad esempio, l'acquisto di un immobile, l'accettazione di un'eredità, una donazione, una procura, ecc.), l'originale del documento firmato presso lo studio notarile si chiama matrice, che viene archiviata e conservata dal notaio che ha autorizzato l'atto.

Tuttavia, come è logico, chi è interessato a questo documento, secondo la legge, ha il diritto di ottenere una copia del proprio atto, cioè un duplicato del documento che ha firmato, che gli consentirà, ad esempio, di dimostrare i propri diritti nei confronti di terzi, di registrare i propri diritti al Catasto, di pagare le tasse corrispondenti, di espletare le formalità con l'amministrazione (come l'iscrizione al registro comunale, ecc.).

Quali sono i tipi di copie notarili?

Per quanto riguarda la tipologia delle copie notarili esistenti, è necessario specificare che, a grandi linee, esistono due tipi di copie, ovvero

• Copie autorizzate: copie che consistono in una riproduzione esatta, su carta notarile, dell'atto firmato, con la sola firma del notaio, che ha lo stesso valore probatorio dell'atto originale con le firme di tutti i firmatari.
• Copie semplici: Copie rilasciate dal notaio, con valore meramente informativo (cioè senza validità giuridica), consistenti in una copia esatta dell'atto originale, stampata su fogli bianchi, senza l'intestazione o la firma del notaio che l'ha autorizzata.

È inoltre necessario sapere che oggi le copie degli atti possono essere ottenute in un doppio formato, cioè in due formati diversi:

• Supporto fisico o cartaceo: quelli emessi su carta fisica per la consegna "a mano" al cliente.
• Supporto elettronico: sono quelli generati attraverso un documento elettronico (PDF) da inviare per via telematica (ad esempio, attraverso il Portale Notarile del Cittadino, via e-mail, con una USB, ecc.) Nel caso delle copie elettroniche autorizzate, esse vengono generate anche con un codice di verifica sicuro che serve a convalidarne l'autenticità e ha la stessa validità di una copia cartacea timbrata.

Come posso ottenere una copia semplice del mio atto?

Quando si firma un atto davanti a un notaio, se si desidera ottenere una copia semplice dell'atto, attualmente esistono tre modi principali per farlo:

1. Copia fisica presso lo studio notarile: al momento della stipula dell'atto, se lo richiedete, potrete ottenere una copia fisica semplice, cioè stampata su carta, che vi verrà consegnata "in mano", in modo che possiate espletare con essa le formalità necessarie (come consegnarla a terzi, presentarla al Comune, ecc.).
2. In formato elettronico via e-mail: Inoltre, se ne avete bisogno, potete chiedere al vostro notaio di inviarvi una copia semplice dell'atto alla vostra e-mail, in modo che possiate effettuare i passaggi necessari (ad esempio, allegarlo in formato PDF a una procedura amministrativa elettronica, ecc.
   
   Questo metodo, ad oggi, è stato molto utile e il più utilizzato dai cittadini, anche se oggi, grazie alle nuove funzionalità del Portale del Notariato che vedremo in questa guida, è destinato a scomparire progressivamente.

3. In formato elettronico attraverso il Portale Notarile del Cittadino: in effetti, d'ora in poi, come vedremo in questa guida pratica, attraverso l'utilizzo del Portale Notarile del Cittadino, potrete richiedere al vostro notaio una copia semplice di qualsiasi vostro atto, che verrà inoltre archiviata per sempre in un repository documentale all'interno del PCN stesso, il che significa che l'avrete sempre a disposizione in qualsiasi momento e su qualsiasi dispositivo.
   
   Come vedrete, in questa guida pratica, nelle domande che seguiranno vi mostreremo come richiedere la vostra copia semplice attraverso il Portale Notarile del Cittadino.

Come posso ottenere una copia autorizzata del mio atto?

Se invece avete firmato un atto davanti a un notaio e avete bisogno di una copia autorizzata, avete attualmente due possibilità:

1. Copia fisica autorizzata "tradizionale": cioè la copia "tradizionale", su carta con il frontespizio del notaio con cui avete stipulato, che vi verrà consegnata "di persona" presso lo studio notarile (o, se lo richiedete, per posta), una volta firmato il vostro atto, se lo richiedete.
2. Copia autorizzata elettronica: nuovo formato di copia autorizzata, in formato elettronico, che viene generato attraverso un Secure Verification Code (o CSV), cioè un numero identificativo unico di 20 cifre, che identifica in modo univoco e inequivocabile ogni copia e ne consente l'accesso, la verifica e il successivo download.
   
   Se lo desiderate, d'ora in poi, al momento della stipula di un qualsiasi atto (o in un secondo momento, se ne avrete bisogno in un secondo momento), potete anche chiedere al vostro notaio di rilasciarvi questo tipo di copia autorizzata elettronica (pagando il relativo costo), che vi faciliterà la circolazione nel traffico economico-giuridico.
   
   In questa modalità, il cittadino (o qualsiasi altra persona a cui viene inviato il CSV), per accedere e verificare l'autenticità del proprio documento digitale, non dovrà fare altro che accedere al PNC, selezionare l'opzione "Verifica copia elettronica autorizzata" nella pagina principale(QUI potete accedere) e, una volta lì, inserire il CSV, che permetterà di visualizzare e scaricare il documento, garantendo l'autenticità e l'integrità della copia elettronica autorizzata in questione.

Che cos'è una seconda copia?

Come abbiamo spiegato, quando una persona si reca a firmare un atto davanti a un notaio, una volta che lo ha firmato, è normale che richieda almeno una copia autorizzata del suo documento (cioè una prima copia) e, se necessario, una copia semplice.

Pertanto, le seconde copie sono quelle che l'interessato richiede in un momento successivo alla firma del documento (ad esempio, alcuni mesi o addirittura anni dopo l'esecuzione dell'atto) perché ha bisogno di una nuova copia (da qui il nome "seconda copia") per svolgere qualche procedura; tali copie possono essere semplici o autorizzate, e in formato sia cartaceo che elettronico.

In questo ambito, come vedremo in questa guida pratica, grazie al Portale Notarile del Cittadino, richiedere e ottenere queste seconde copie, d'ora in poi, sarà molto più semplice, veloce e agile per i cittadini, con tutti i vantaggi che questo può comportare.

Vediamo cosa sono le seconde copie, quando possono servirmi, come posso richiederle e quali sono le interessanti novità che il Portale del Notariato ci offre in questo ambito.

Quando è necessaria una seconda copia di un atto?

La verità è che, normalmente, quando ci si reca da un notaio per firmare un atto pubblico, la cosa più comune è che il cliente prenda la copia o le copie dell'atto (semplice e/o autorizzato).

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si Juan compra una vivienda en un Notario de Barcelona, lo normal es que Juan, una vez firmada la misma, solicite una copia autorizada y una copia simple de su escritura de compra, para poder acreditar que esa vivienda es suya, para poder inscribir su derecho de propiedad en el Registro, para pagar los impuestos de la operación, etc.<ejemplo>

Tuttavia, è vero che, una volta concluso l'atto o il contratto, può accadere in futuro che il concedente o l'interessato abbia bisogno di ottenere una nuova copia (seconda copia) di quel documento, per molti motivi, come ad esempio:

• Perché la copia originale è stata persa, distrutta o danneggiata.
• Perché vi serve un'altra copia da regalare a qualcun altro.
• Perché la persona che ha concesso il documento è morta e i suoi eredi non riescono a trovare la prima copia del documento.
• Perché all'epoca si otteneva una copia cartacea o fisica, mentre ora è necessaria una copia elettronica per espletare alcune formalità con l'amministrazione o con terzi.

In tutti questi casi, come si vede, il concedente dovrà richiedere una nuova copia dell'atto al notaio che lo ha autorizzato (o, se molto vecchio, al notaio che attualmente detiene il documento). Questa procedura, come spiegheremo nelle domande successive, può ora essere richiesta in modo facile, rapido e semplice attraverso il Portale Notarile del Cittadino, fornendo un servizio molto più efficiente per il cittadino.

Se l'atto è stato stipulato da più di 25 anni, è necessario presentare una domanda al notaio del distretto o all'associazione notarile corrispondente, a seconda di chi ha la custodia dell'atto.

Come si richiedono tradizionalmente le seconde copie di un atto?

Tradizionalmente, per ottenere una seconda copia di un atto stipulato presso un notaio, è necessario recarsi di persona presso lo studio del notaio con cui si è stipulato il documento e richiedere il rilascio della seconda copia necessaria.

Una volta fatta la richiesta, il notaio verificherà che ne abbiate diritto e, dopo aver verificato che la legge vi consente di ottenere la seconda copia, gli impiegati dello studio notarile procederanno al rilascio della seconda copia, che normalmente richiede qualche giorno.

Una volta rilasciata e firmata dal notaio, l'ufficio amministrativo dello studio notarile vi contatterà per informarvi del completamento dell'incarico, dopodiché, una volta pagati i relativi diritti, vi verrà consegnata la copia nella forma da voi richiesta:

Nel caso di copie semplici:

• Consegna fisica presso lo studio notarile (o per posta all'indirizzo di vostra scelta, se richiesto e previo pagamento del relativo costo).
• Invio in formato elettronico via e-mail.

Nel caso di copie autorizzate:

• Consegna fisica presso lo studio notarile (o per posta all'indirizzo di vostra scelta, se richiesto e previo pagamento del relativo costo).
• ‍Presentazionedi una copia elettronica autorizzata inviando il CSV corrispondente.

Come si vede, quindi, la procedura tradizionale per l'ottenimento delle seconde copie implica la necessità per il cittadino o il professionista che le richiede di spostarsi, con la conseguente perdita di tempo e denaro in questo compito amministrativo.

Quali sono le novità che il Portale Notarile del Cittadino ci offre per ottenere le seconde copie dei nostri atti?

Il Portale Notarile del Cittadino apporta importanti novità alla procedura per l'ottenimento delle seconde copie dei nostri atti: come vedremo, infatti, d'ora in poi ogni cittadino potrà consultare tutti gli atti stipulati dal 1° gennaio 2007 ad oggi e richiedere al 100% online l'ottenimento delle seconde copie dei propri atti, il che, come si può immaginare, è un grande passo avanti che farà risparmiare molto tempo e denaro a chi ha bisogno di effettuare questa procedura.

In particolare, grazie al Portale Notarile del Cittadino, come vedremo, d'ora in poi potremo:

• Richiedere copie semplici dei nostri atti, che riceveremo in formato elettronico attraverso il Portale Notarile del Cittadino.
• Richiedere copie autorizzate dei nostri atti, che però per il momento possono essere rilasciati solo in formato fisico o cartaceo, da ritirare presso lo stesso studio notarile (o presso un altro più vicino al nostro domicilio) o da spedire con raccomandata all'indirizzo indicato.

Vedremo ora come richiedere le seconde copie dei nostri atti attraverso il Portale Notarile del Cittadino.

Come posso accedere al Portale del cittadino notaio per richiedere una seconda copia del mio atto?

Per poter richiedere una seconda copia del proprio atto online, la prima cosa da tenere presente è che, affinché ciò sia possibile, il cittadino deve essere registrato nel Portale del Notariato (QUI), che è il sito web creato dall'Ufficio Notarile spagnolo per implementare tutte le nuove funzionalità telematiche della Legge 11/2023.

Per iscriversi, se lo si desidera, QUI nel nostro blog troverete un articolo esplicativo, in cui vengono illustrati nel dettaglio tutti i passaggi da seguire.

Quali sono le fasi del processo di richiesta di una seconda copia attraverso il Portale del Notariato?

Se si sceglie di richiedere al 100% online una seconda copia di uno qualsiasi dei propri atti, attraverso il Portale del cittadino notaio, le fasi principali del processo, in forma molto sintetica, sono le seguenti:

1. In primo luogo, attraverso il Portale Notarile del Cittadino, è necessario inviare la richiesta al notaio, nella quale si deve identificare la copia specifica di cui si ha bisogno, nonché il tipo di copia richiesta.

2. In secondo luogo, una volta inviata la richiesta, il notaio in questione procederà all'elaborazione della stessa. A tal fine, una volta verificata la legittimità o il diritto alla copia, genererà un preventivo per la copia, che vi invierà tramite il Portale notarile. Quando lo riceverete, attraverso il PCN stesso, potrete effettuare il pagamento, dopodiché il notaio rilascerà la copia o le copie richieste. 

3. Infine, una volta evasa la richiesta, il notaio invierà la copia, o attraverso il Portale del Cittadino Notarile (se avete richiesto una copia semplice) o, se avete richiesto una copia autorizzata, ve la invierà per posta o la metterà a disposizione per il ritiro presso il proprio studio notarile.
   
   A questo proposito, è necessario segnalare che, per il momento, il PCN non consente l'invio di copie autorizzate elettroniche con CSV, che, eventualmente, possono essere richieste al momento della firma.

Come devo procedere per richiedere una seconda copia del mio atto attraverso il Portale del Notariato?

Per avviare la procedura di richiesta di copia di un proprio atto, il cittadino o il professionista deve accedere al PCN con il proprio nome utente e, una volta entrato, selezionare la sezione"Gestione copie" (sul lato sinistro dello schermo).

Una volta entrati in questa sezione, selezionare la sezione"Copia richieste" (in basso a destra dello schermo).

Il PCN vi condurrà alla schermata successiva, dove dovrete fare clic sul pulsante verde"Avvia domanda":

1.- SELEZIONE DEL NOTAIO

Una volta avviata la richiesta, apparirà una schermata in cui si dovrà selezionare il notaio che ha autorizzato l'atto di cui si desidera ottenere la copia:

Una volta completata questa prima fase, fare clic sul pulsante"Avanti"(in basso a destra) per continuare la procedura.

Nel caso in cui il notaio non si presenti, è possibile richiederne una copia, ma è necessario indicarlo di seguito inserendo manualmente i dati del notaio.

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2.- SELEZIONE DEI DOCUMENTI

Quindi, nella schermata successiva, verrà visualizzato un elenco di tutti gli atti sottoscritti con il notaio in questione, dal quale si dovrà selezionare il numero di protocollo corrispondente all'atto di cui si desidera ottenere una copia. 

In questa sezione è necessario selezionare anche la scheda"copia semplice" o"copia autorizzata", a seconda del tipo di copia desiderato. 

Nel caso in cui si desideri ottenere una copia autorizzata, è inoltre necessario informare:

• Il numero di copie desiderate (ad esempio, una o quante altre).
• Se la copia deve essere esecutiva o meno, a seconda della modalità di cui abbiamo bisogno.

Una volta completato questo passaggio, fare clic sul pulsante"next" (in basso a destra) per continuare la procedura.

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3.- COMPILARE LA DOMANDA E INVIARLA

In quest'ultima fase del processo, vedremo innanzitutto una schermata di riepilogo con i protocolli di cui abbiamo richiesto le copie:

Il PCN ci darà quindi la possibilità di allegare ulteriore documentazione, se necessaria per la corretta gestione della domanda.

Infine, nel caso in cui sia stata richiesta una copia autorizzata, è necessario indicare la forma in cui si desidera riceverla, ovvero

• Ritirandolo presso lo studio notarile stesso.
• Invio per posta raccomandata (in questo caso sarà inviata all'indirizzo che abbiamo fornito al momento dell'iscrizione al PCN).
• ‍Invioa un altro studio notarile (ad esempio, a uno studio notarile più vicino al nostro domicilio).

Una volta completato quest'ultimo passaggio, cliccate sul pulsante"Submit" (in basso a destra); se il processo è andato a buon fine, vedrete una schermata che indica che il processo è stato completato con successo, insieme a un numero di domanda.

Successivamente, il notaio in questione riceverà la richiesta che abbiamo appena generato, che procederà a trattare, una volta verificata la nostra legittimità, capacità e interesse legittimo a richiedere questa copia. 

A tal fine, il notaio ci invierà un preventivo del costo della copia, che riceveremo tramite un messaggio sul nostro Portale Notarile (per visualizzarlo, accedere alla sezione"I miei messaggi").

In questa comunicazione, vedremo il preventivo per l'applicazione, insieme all'opzione di pagamento (tramite carta di credito o pagamento Bizum).

Infine, una volta effettuato il pagamento, il Notaio riceverà conferma dell'avvenuto pagamento, dopodiché procederà al rilascio delle copie da noi richieste.

• Nel caso della copia semplice, essa ci verrà inviata attraverso il Portale Notarile, che si trova nella sezione"Gestione delle copie" e, all'interno dello stesso, nella sezione"Le mie copie".
• Nelcaso della copia autentica, essa viene ritirata o ricevuta nel modo indicato nella richiesta (cioè ritirata presso lo studio notarile stesso, inviata a un altro studio notarile o spedita per posta al domicilio del richiedente).

Quali sono i vantaggi di richiedere una seconda copia attraverso il Portale del Notariato?

Come abbiamo appena visto, la possibilità di richiedere le seconde copie dei nostri atti attraverso il PCN è una funzionalità molto utile per i cittadini e i professionisti, in quanto chiunque, da casa propria, con il proprio computer, seguendo una semplice procedura 100% online, può richiedere, e in alcuni casi ottenere (nel caso di copie semplici), le seconde copie dei propri atti direttamente per via telematica. Quindi:

• È conveniente e consente di risparmiare tempo, in quanto non è necessario recarsi presso uno studio notarile per formalizzare la richiesta e poi recarsi nuovamente presso lo stesso ufficio per ritirare il documento.
• Perché nel caso delle copie semplici, queste saranno conservate per sempre in un archivio di documenti all'interno del PCN stesso, in modo da potervi accedere sempre da qualsiasi computer e in qualsiasi momento, semplicemente accedendo al PCN con il nostro utente.

In breve, come possiamo vedere, questa procedura online vi farà risparmiare molto tempo e vi darà molta più facilità e comodità, il che è senza dubbio un aspetto molto positivo considerando il ritmo frenetico del lavoro e degli obblighi che la maggior parte di noi ha al giorno d'oggi.

C'è un limite di tempo per ottenere le seconde copie attraverso il Portale del Notariato?

A questo proposito, è necessario sottolineare che, attraverso il nuovo sistema NCP, sarà possibile richiedere le seconde copie degli atti stipulati a partire dal 1° gennaio 2007, data di avvio del cosiddetto Indice Notarile Unico.

D'altra parte, per gli atti precedenti, possono essere richiesti anche attraverso il PCN inserendo nel campo corrispondente il nome del notaio, la data di esecuzione e il numero di protocollo.

Per gli atti di età superiore ai 25 anni, è necessario rivolgersi all'Associazione Notarile della Comunità Autonoma in cui è stato redatto il testamento.

Si segnala inoltre che, per gli atti stipulati a partire dal 9 novembre 2023, la possibilità di richiedere una seconda copia tramite il PCN sarà possibile solo dopo circa 15 giorni dalla firma, (gli atti firmati nella prima quindicina sono resi disponibili dal 22 dello stesso mese, quelli firmati nella seconda quindicina dal 7 del mese successivo, poiché i notai inviano gli atti firmati con questa cadenza quindicinale).

Esiste un altro modo per ottenere le seconde copie dei miei atti in formato elettronico?

Se lo desiderate e il notaio in questione è in grado di farlo, potete inviare la vostra richiesta direttamente al suo ufficio via e-mail, nel qual caso, una volta pagati i relativi diritti, vi invierà la seconda copia elettronica (semplice o autorizzata con il relativo CSV) o via e-mail o con qualsiasi altra procedura tecnica esistente.

Come posso risolvere eventuali dubbi su questa procedura di richiesta di seconde copie dei miei atti?

Naturalmente, se avete dei dubbi su questo processo, il team di Notaría Jesús Benavides è a vostra disposizione per rispondere. Potete fare una richiesta attraverso il nostro sito web e i nostri specialisti saranno lieti di aiutarvi nell'intero processo, se avete la possibilità e l'intenzione di legittimare la vostra firma digitale nel nostro studio notarile.