Atto di successione

Come appena indicato, l'atto di autenticazione notarile è uno strumento che consente di inserire nel protocollo del notaio un documento in possesso del richiedente, garantendo così la conservazione del documento in ogni caso.

A questo proposito, occorre ricordare che i notai sono funzionari pubblici che autorizzano gli strumenti pubblici (principalmente atti e rogiti). Questi documenti pubblici sono incorporati nel protocollo notarile che, secondo la legge, è di proprietà dello Stato e che i notai sono tenuti a conservare, in quanto archivisti, sotto la loro responsabilità. 

Pertanto, quando una qualsiasi persona stipula un atto o un contratto, deve sapere che questo documento originale è incorporato nel protocollo notarile, che sarà conservato da quel notaio senza interruzione finché continuerà a essere titolare di quell'incarico, mentre, nel caso in cui lasciasse quell'incarico (perché, ad esempio, va in pensione o viene assegnato ad un altro incarico in un luogo diverso), il suo successore continuerà con il compito di conservare e salvaguardare quel protocollo fino a quando, dopo 25 anni, sarà inviato all'Associazione Notarile, In caso di pensionamento o di assegnazione a un altro incarico in una sede diversa), il suo successore continuerà il compito di conservare e salvaguardare questo protocollo fino a quando, dopo 25 anni, sarà inviato all'associazione notarile competente per essere conservato, in linea di principio, in perpetuo.

Alla luce di quanto sopra, come si può notare, se una persona stipula un atto notarile, ottiene che questo documento, depositato presso il notaio, rimanga al sicuro, in modo da poterne ottenere una copia in caso di necessità, eventualmente richiedendo una copia semplice o autenticata dell'atto notarile.

<ejemplo>Así pues, si cualquier ciudadano posee un documento que tiene importancia o relevancia para su persona o intereses, y por los motivos que fuere (por ejemplo, por su estado de conservación, por el temor a la destrucción del documento por terceras personas, etc.) quiere asegurar la integridad del mismo, optando por el acta de protocolización conseguirá su objetivo, pues una vez que dicho documento conste incorporado al protocolo notarial, este quedará a salvo y se conservará a perpetuidad, pudiéndose obtener siempre que se desee una copia del mismo, solicitando a tal efecto una copia simple o auténtica de dicha ata.<ejemplo>

Oltre all'utilità menzionata in precedenza, ovvero la possibilità di conservare un documento in perpetuo incorporandolo nel protocollo notarile, l'utilizzo dell'atto notarile può essere molto utile anche per le parti interessate, in quanto ci permetterà di

• Per garantire la loro rispettiva identità.
  
  In altre parole, per garantire che una persona specifica sia in possesso di documenti specifici, con un contenuto specifico, e che a tal fine sia quella persona a portarli direttamente allo studio notarile.
• Per garantirne l'esistenza nei confronti di terzi in una data specifica, cioè il giorno dell'autenticazione notarile dell'atto.
  
  In questo modo possiamo dimostrare che un certo documento esisteva, almeno, in una data specifica, il che può essere molto utile a fini probatori in alcuni casi controversi.
  

In pratica, sono molti i casi in cui può essere interessante ricorrere all'autenticazione notarile, tra cui, tra i tanti, quello in cui è necessario ricorrere all'autenticazione notarile:

• La necessità di salvaguardare un documento rilevante per una persona, in caso di possibile perdita (ad esempio, documenti conservati in una società, per i quali un amministratore comune teme che l'altro amministratore li distrugga o li smarrisca).
• La necessità di conservare un documento per paura che venga sottratto illegalmente da terzi (ad esempio, un ladro che entra in casa e lo ruba).
• La possibilità di salvaguardare documenti in cattivo stato di conservazione e che si teme possano deteriorarsi ulteriormente in futuro(ad esempio, vecchi documenti in cui la carta o l'inchiostro si stanno deteriorando e, per evitare che il processo diventi irreversibile e che il documento diventi illeggibile in futuro, viene autenticato con una fotocopia per preservarlo).
• La necessità di conservare una determinata decisione giudiziaria è importante per le parti, in quanto occorre tenere presente che le decisioni giudiziarie, come le sentenze o le ordinanze, vengono cancellate (cioè distrutte) dopo un certo periodo di tempo stabilito dal diritto processuale, per cui non sarebbe più possibile ottenerne una copia dal tribunale se la copia a nostra disposizione viene persa o distrutta.
• La necessità di dimostrare a terzi l'esistenza di un certo documento a una certa data(che può essere utile in una situazione in cui due parti contraenti hanno stipulato una scrittura privata e si può temere che a posteriori una di esse possa contestare il fatto che la data riportata sul documento non è certa).
• Recentemente, vista la crescente importanza delle relazioni umane nei social network e nei mezzi di comunicazione a distanza, è diventata molto comune anche la protolesizzazione delle e-mail o delle conversazioni whatsapp, soprattutto nei casi in cui il loro contenuto può essere rilevante in un'eventuale situazione controversa(utile, ad esempio, nel caso in cui una persona riconosca un certo fatto in una conversazione whatsapp e il destinatario voglia salvaguardare questa conversazione per renderla valida in un processo, nel timore che, se il suo telefono viene smarrito o distrutto, non sia più in grado di provare la realtà e il contenuto di tale conversazione).
• Conservare le schermate dei siti web in cui le aziende concorrenti si dedicano a pratiche illegali, come la violazione della proprietà intellettuale, dei brevetti o dei marchi, la pubblicità ingannevole, ecc.

Il contenuto dell'atto notarile è molto semplice. In esso viene identificata la persona richiedente, dopodiché il notaio registrerà che gli è stato richiesto di incorporare determinati documenti nel suo protocollo e li consegnerà (siano essi originali o copie fornite) da allegare alla matrice dell'atto.

Il numero di pagine del documento presentato deve essere indicato anche sul documento stesso, al fine di evitare possibili modifiche in un secondo momento.