Atto notarile di riunione

A questo proposito, e sulla base del principio della libertà di scelta del notaio per qualsiasi cliente, è necessario indicare che il notaio scelto deve avere competenza territoriale nel luogo in cui si terrà l'assemblea generale, per cui non può essere scelto qualsiasi notaio in Spagna, ma solo uno il cui ufficio notarile si trovi nel luogo in cui si terrà l'assemblea generale.

È possibile che le parti interessate abbiano dubbi sul fatto che, oltre alle funzioni esercitate dal notaio sopra descritte, la presenza del notaio all'assemblea generale possa avere altri effetti, come la convalida della delega in virtù della quale determinate persone agiscono o la determinazione della legalità delle delibere adottate all'interno dell'organo sociale.

A questo proposito, è indubbiamente necessario fare riferimento alle disposizioni dell'articolo 102.3 del Regolamento del Registro delle Imprese, in virtù del quale il notaio non potrà in alcun caso qualificare la legalità dei fatti riportati nell'atto, per cui non è suo compito valutare la legalità dei fatti e delle delibere adottate dall'assemblea generale, tanto meno convalidarne la legittimità.

È inoltre necessario fare riferimento, tra le altre, alla sentenza della Corte di Cassazione del 12 febbraio 2014, che esclude categoricamente che la presenza di un notaio all'assemblea generale convalidi la validità della rappresentanza degli azionisti che partecipano all'assemblea rappresentati da terzi. Pertanto, se uno degli azionisti partecipa all'assemblea rappresentato da un'altra persona in virtù di una procura, non è di competenza del notaio che deve giudicare la validità e la sufficienza della procura, in quanto questa non è una delle funzioni legalmente affidategli per questo atto.

Il contenuto del verbale notarile dell'assemblea è determinato dagli articoli 102 e 103 del Regolamento del Registro delle Imprese, che stabiliscono che oltre alle circostanze generali derivanti dalla legge notarile, il notaio deve indicare le seguenti circostanze:

1. Data e luogo nel territorio nazionale o all'estero in cui si è svolta la riunione.
2. Data e modalità di convocazione dell'assemblea, tranne nel caso di un'assemblea generale o universale.
3. Indicazione dei risultati delle votazioni, con l'indicazione delle maggioranze con cui ogni risoluzione è stata adottata.

In particolare, attesta i seguenti fatti:

1. L'identità del Presidente e del Segretario, con l'indicazione delle rispettive cariche.
2. La dichiarazione del Presidente che l'Assemblea generale è validamente costituita e il numero di azionisti con diritto di voto presenti di persona o per delega e la loro quota di capitale sociale.
3. Che non sono state avanzate riserve o proteste da parte dei membri in merito alle suddette dichiarazioni del Presidente e, in caso contrario, del contenuto di tali riserve o proteste, indicandone l'autore.
4. delle proposte di voto e delle deliberazioni adottate, con la trascrizione letterale di entrambe, nonché la dichiarazione del Presidente dell'Assemblea sui risultati delle votazioni, con l'indicazione delle relative dichiarazioni di cui è stata richiesta l'inclusione nel verbale.
5. Dichiarazioni di opposizione ad accordi e ad altri interventi quando richiesti, indicando il fatto della dichiarazione, l'identificazione dell'autore e il significato generale della dichiarazione e la sua formulazione letterale se il testo scritto è consegnato al notaio, che deve essere allegato alla matrice.

In ogni caso, il notaio può escludere gli interventi che, a suo giudizio, non sono pertinenti perché non attinenti alle questioni discusse o ai punti all'ordine del giorno, e se ritiene che siano presenti circostanze o fatti che possano costituire reato, può interrompere gli interventi e verbalizzarli.

Allo stesso modo, la dottrina della Direzione Generale della Certezza del Diritto e della Fede Pubblica (cfr. risoluzione del 6 aprile 2011) ha stabilito che sarà necessario inserire nel verbale notarile dell'assemblea anche l'indicazione della data e della forma dell'avviso di convocazione, in quanto entrambi i quesiti sono "elementi essenziali affinché il Conservatore del Registro possa qualificare la regolarità dell'avviso di convocazione dell'assemblea e, quindi, delle delibere assembleari", salvaguardando così il diritto degli azionisti non partecipanti di conoscere in modo affidabile l'avviso di convocazione dell'assemblea in modo da poter ricorrere, se del caso, agli strumenti legali di impugnazione. 

Come precisazione formale, è necessario indicare che se le sedute si protraggono per due o più giorni consecutivi, la riunione di ciascun giorno sarà registrata come atto separato nello stesso strumento e in ordine cronologico.

Infine, una volta conclusa l'assemblea generale, il notaio chiude il verbale notarile e a tal fine redige il verbale dell'assemblea, o durante l'assemblea stessa o successivamente nel suo studio con riferimento agli appunti presi sul posto. In entrambi i casi, il verbale non deve essere approvato o firmato dal presidente e dal segretario della riunione.

Una volta chiuso, il verbale notarile sarà considerato il verbale dell'assemblea generale e, come tale, sarà inserito nel libro dei verbali della società.

In ogni caso, il contenuto del verbale deve essere redatto in modo scrupoloso e ineccepibile, senza commettere errori, altrimenti, se gli atti che vengono successivamente stipulati a seguito delle delibere assembleari sono contraddittori (ad esempio sulla data dell'assemblea o sulle materie concordate), spetterà ai tribunali risolvere la controversia (si veda a questo proposito), Se, tuttavia, dal confronto dei due documenti emergono dati contraddittori (come la data della riunione o le questioni concordate), spetterà ai tribunali risolvere la controversia (si veda a questo proposito la decisione della Direzione generale della certezza del diritto e della fede pubblica del 25 luglio 1998).

È possibile che coloro che sono interessati ad avvalersi di questo strumento prendano in considerazione la possibilità di iscrivere nel registro la richiesta fatta agli amministratori di chiedere a un notaio l'autorizzazione a redigere un verbale notarile dell'assemblea. Questa possibilità appare indubbiamente molto interessante in situazioni di conflitto tra gli azionisti di minoranza rispetto alla maggioranza degli azionisti della società, in quanto avrà le seguenti conseguenze.

Questa possibilità è disciplinata dall'articolo 104 del Regolamento del Registro delle Imprese, che stabilisce che, su richiesta di una parte interessata, la richiesta di un verbale notarile dell'assemblea prevista dalla legge e la pubblicazione di un supplemento all'avviso di convocazione dell'assemblea, che includa uno o più punti all'ordine del giorno, devono essere registrati in via cautelativa.

L'iscrizione avverrà in virtù della richiesta notarile indirizzata agli amministratori ed effettuata entro i termini previsti dalla legge per tale richiesta (ricordando il periodo di preavviso minimo di 5 giorni già menzionato in precedenza).

Come aspetto più rilevante al riguardo, la norma citata stabilisce che in questi casi, una volta effettuata l'annotazione preventiva, le delibere adottate dall'assemblea a cui l'iscrizione si riferisce non possono essere iscritte nel registro delle imprese se non risultano dal verbale notarile, Questa disposizione offre quindi un'ulteriore protezione agli azionisti di minoranza, in quanto se richiedono l'intervento del notaio, possono iscriverlo nel registro e assicurarsi che la presenza del notaio all'assemblea sia rispettata, altrimenti le delibere adottate in assemblea non possono essere regolarmente iscritte nel registro delle imprese.

Negli stessi termini si è espressa pacificamente, tra gli altri, la Direzione Generale della Certezza del Diritto e della Fiducia Pubblica, con la decisione del 13 novembre 1999, che conferma l'ovvietà del fatto che, una volta registrato il verbale notarile dell'assemblea, non possono essere registrate le delibere adottate in un'assemblea tenuta in modo diverso.

Infine, l'annotazione preventiva della domanda di atto notarile sarà annullata con nota marginale quando la partecipazione del notaio all'assemblea sarà debitamente accreditata, oppure quando saranno trascorsi tre mesi dalla data dell'annotazione.

Come già indicato nel primo quesito di questa voce, oltre all'atto notarile di riunione, tipologia specifica le cui caratteristiche e la cui disciplina sono state opportunamente descritte in queste righe, il nostro ordinamento contempla l'esistenza di altre tipologie di atti notarili, come quelli di presenza, in cui il notaio annoterà fatti e circostanze di cui è testimone o di cui è a conoscenza, e che per loro natura non sono oggetto di contratto, accreditando la realtà o la verità del fatto che motiva la sua autorizzazione.

Questa forma generica di verbale può essere autorizzata anche nell'ambito di un'assemblea generale di una società commerciale, come previsto dall'articolo 105 del Regolamento del Registro delle Imprese, che stabilisce che è perfettamente possibile per una parte interessata richiedere la presenza di un notaio in un'assemblea generale al fine di verificare alcuni fatti avvenuti durante l'assemblea.

Tuttavia, in deroga a questa autorizzazione, la disposizione citata stabilisce che nel caso in cui un notaio sia chiamato a redigere il verbale dell'assemblea, nessun altro notaio può prestare i propri servizi per verificare i fatti dell'atto societario.

In breve, questa disposizione rafforza l'indipendenza del lavoro del notaio, in modo che a tutti i cittadini sia chiaro che non esistono "notai dei partiti" propensi a mettere a verbale fatti o dichiarazioni favorevoli alla parte che li ha richiesti, poiché il notaio è un pubblico ufficiale e un professionista legale, soggetto solo allo stato di diritto e alla stretta osservanza della legge. Non è quindi necessario che più notai partecipino alla riunione su richiesta di diverse parti, poiché la certezza del diritto è garantita dalla presenza di uno solo di essi.

In relazione a tale questione, la logica sembrerebbe indicare che gli onorari generati dal notaio nell'esercizio del suo ufficio dovrebbero essere pagati dal richiedente che ha fatto la richiesta, ossia dall'amministratore della società che l'ha richiesta di propria iniziativa o, in mancanza, dai soci di minoranza che hanno sollecitato l'amministratore a richiedere i servizi del notaio.

Tuttavia, il legislatore ha stabilito all'articolo 203.3 della legge sulle società di capitali, come ulteriore meccanismo di protezione, che gli onorari del notaio nel verbale dell'assemblea degli azionisti saranno pagati dalla società, attenuando così le preoccupazioni finanziarie che l'amministratore o gli azionisti di minoranza potrebbero avere nel richiedere i servizi del notaio.

Ciò offre un'ulteriore garanzia a coloro che sono interessati a far partecipare all'atto un notaio e ad offrire all'atto la certezza giuridica preventiva prevista dalla legge e dal Regolamento del Registro delle Imprese, senza che eventuali reticenze di natura finanziaria influenzino la decisione di richiederlo o meno. 

Un'altra delle questioni da sollevare è la situazione che può verificarsi quando, una volta richiesto al notaio di autorizzare il verbale notarile dell'assemblea, questo non avviene per qualsiasi motivo, ad esempio quando alcuni soci impediscono materialmente che questo intervento abbia luogo o quando la società sostiene di non avere i mezzi finanziari per pagare gli onorari del notaio.

In questi casi, la conseguenza giuridica del mancato intervento sarà l'inefficacia delle delibere adottate dall'assemblea generale, come è stato più volte ribadito dalla giurisprudenza che si è pronunciata in materia (si veda, tra le altre, la Sentenza del Tribunale Provinciale di Madrid del 28 ottobre 2016), cosicché tali delibere saranno prive di qualsiasi validità, non potranno avere alcun effetto nella realtà giuridica e, tanto meno, godere, se del caso, dell'accesso al registro. 

La revoca di un'assemblea generale (comprese quelle in cui è stato richiesto a un notaio di redigere il verbale notarile dell'assemblea) è una materia non espressamente disciplinata dalla legge, per cui ci si deve rivolgere all'interpretazione che ne dà la Direzione Generale della Certezza del Diritto e della Fede Pubblica.

In questi casi (si veda la risoluzione del 28 luglio 2014), il centro di gestione ha stabilito che ciò è perfettamente possibile, purché la deconvocazione venga effettuata dallo stesso organismo che ha effettuato la chiamata e utilizzando gli stessi mezzi di notifica della deconvocazione utilizzati per la chiamata. Se queste formalità non vengono rispettate, la citazione rilasciata al notaio sarà resa nulla.

In ogni caso, si deve tenere presente che questa mancanza di preavviso potrebbe comportare una responsabilità dell'organo amministrativo se non è debitamente giustificata e, nel caso in cui questa assemblea generale si tenesse definitivamente, le delibere adottate in essa sarebbero logicamente invalide.

Per richiedere questi verbali è sufficiente contattare lo studio notarile (chiamando il numero di telefono dello studio notarile o via e-mail all'indirizzo mercantil@jesusbenavides.es), dimostrare la condizione necessaria per essere legittimati in questa richiesta e indicare la data e il luogo in cui si terrà l'assemblea.

Alla data e all'ora indicate, il notaio autorizzato si presenterà nel luogo in cui si terrà l'assemblea per adempiere a tutte le formalità richieste dalla Legge spagnola sulle società e dal Regolamento del Registro delle imprese, dopodiché chiuderà il relativo verbale.

Una volta terminata la riunione, il notaio richiesto tornerà nel suo studio notarile e, con tutti gli appunti presi, redigerà il verbale della riunione, dopo il quale, dopo qualche giorno, potrà essere consegnata ai clienti una copia conforme del verbale.