Modifica dello statuto

L'esercizio finanziario di una società di capitali è il periodo di tempo che divide l'attività della società in periodi. Nel nostro ordinamento giuridico, l'esercizio delle società commerciali ha la durata di un anno solare e, ai sensi dell'articolo 26 della Legge sulle Società di Capitali, in assenza di una disposizione statutaria (ovvero se lo statuto della società tace in merito), l'esercizio si intende concluso il 31 dicembre di ogni anno.

Nella maggior parte delle società commerciali, l'esercizio finanziario termina effettivamente il 31 dicembre di ogni anno. Tuttavia, in alcune aziende che svolgono prevalentemente attività stagionali, ossia la maggior parte della loro attività commerciale o delle loro vendite si svolge in un determinato periodo dell'anno, è usuale, e persino consigliabile, che il loro esercizio finanziario si concluda nel momento in cui si conclude questa attività stagionale, in modo da contribuire a riflettere un quadro più accurato e veritiero dell'evoluzione dell'attività aziendale, compattando i risultati dell'azienda in periodi che riflettono la reale attività produttiva e commerciale.

<ejemplo>“Por ejemplo, ello puede ser recomendable en una empresa que fabrica helados, pues la mayor parte de su facturación se concentrará en verano, de modo que si su ejercicio social finaliza el 30 de septiembre, se podrá reflejar de forma más adecuada cómo ha sido el año a nivel de ventas”.<ejemplo>

Pertanto, quando un'azienda si trova nella situazione descritta sopra, può accettare di modificare il proprio esercizio finanziario per adattarlo alla realtà della propria attività produttiva. In questi casi, sarà necessaria la corrispondente delibera dell'assemblea generale (articolo 160 della Legge sulle Società di Capitali), in conformità con la delibera di apportare questa modifica, per la quale sarà necessario fornire il corrispondente certificato delle delibere societarie ai sensi dell'articolo 109 del Regolamento del Registro delle Imprese, ossia rilasciato dal segretario o dal vice segretario del consiglio di amministrazione, con l'approvazione del presidente o, se del caso, del vicepresidente dell'organo, dall'amministratore unico o da uno qualsiasi degli amministratori congiunti o dagli amministratori che hanno il potere di rappresentanza congiunta.

Una questione formale ma essenziale nel funzionamento delle società di capitali è la modalità di convocazione delle assemblee generali. Come è noto, le assemblee generali delle società di capitali sono l'organo che rappresenta gli azionisti della società, cioè i suoi proprietari, e sono responsabili dell'adozione delle decisioni più importanti per la società, come, tra l'altro, l'approvazione dei suoi conti, gli aumenti o le riduzioni del capitale sociale, lo scioglimento della società e la nomina e la revoca degli amministratori. 

Per l'adozione di tali delibere, l'assemblea generale deve avere un quorum sufficiente, sia in termini di numero di partecipanti sia in termini di adozione delle delibere e delle maggioranze richieste dalla legge o dallo statuto. Come è logico e quindi intuibile, la convocazione delle assemblee è un tema estremamente delicato, in quanto tutti gli azionisti devono avere il diritto di avere una conoscenza certa, sicura e inequivocabile della convocazione di un'assemblea, per potervi partecipare o meno ed esercitare tutti i diritti che la legge o lo statuto della società possono riconoscere all'assemblea. 

L'adempimento di questa formalità è un fatto di vitale importanza, in quanto la sua inosservanza comporta il rifiuto di registrare l'atto che è stato concesso, come si evince, tra le tante, dalla Risoluzione della Direzione Generale della Certezza del Diritto e della Fede Pubblica del 23 maggio 2014.

Al fine di assicurare che tali assemblee siano convocate in modo appropriato, garantendo i diritti di tutti gli azionisti, il legislatore ha dedicato una disposizione specifica alle modalità di svolgimento, stabilendo specificamente all'articolo 173 che le assemblee generali devono essere convocate:

1. Mediante un annuncio pubblicato sul sito web della società se la società è stata creata, registrata e pubblicata ai sensi dell'articolo 11 bis della stessa legge sulle società di capitali.
2. Nel caso in cui non esista un sito web aziendale nei termini sopra indicati, l'avviso di convocazione dell'assemblea generale sarà pubblicato sulla "Gazzetta Ufficiale del Registro Mercantile" e su uno dei quotidiani a maggiore diffusione nella provincia in cui si trova la sede legale.
3. Inoltre, e in sostituzione della suddetta forma di avviso, lo statuto della società può prevedere che l'avviso possa essere dato con qualsiasi procedura di comunicazione individuale e scritta, che garantisca che l'avviso sia ricevuto da tutti gli azionisti all'indirizzo designato a tale scopo o all'indirizzo indicato nella documentazione della società. Ciò può includere, ad esempio, la notifica personale tramite burofax, lettera raccomandata o telegramma.

In questo ambito, sia il legislatore che la stessa Direzione Generale per la Certezza del Diritto e la Fede Pubblica hanno cercato di orientare la formulazione della legge e la sua interpretazione verso un sistema più agile e semplice che semplifichi questi requisiti formali nella convocazione delle assemblee generali, al fine di agevolare una più rapida adozione delle decisioni societarie, Ciò favorisce la rapida attuazione delle delibere e delle decisioni ivi adottate, al punto che la legge prevede ora la possibilità di imporre alla società la gestione telematica di un sistema di avvisi agli azionisti degli avvisi di convocazione inseriti sul sito web della società.

Pertanto, per tutte quelle società di capitali di vecchia data che hanno un sistema di convocazione più rigido, inefficace ed economicamente costoso (come la convocazione tramite annunci sul BORME e sui giornali), la modifica del loro statuto per introdurre sistemi di convocazione elettronica, molto più agili ed economici, può essere di grande interesse e contribuire al dinamismo e al buon funzionamento della società e dei suoi organi direttivi.

A questo proposito, va segnalato che la legge prevede attualmente la possibilità di partecipare alle assemblee generali per via telematica nel caso di società per azioni, il che, dato l'attuale contesto di pandemia e il conseguente allontanamento sociale che ne consegue, potrebbe senza dubbio essere molto interessante.

Affinché ciò sia possibile, questa opzione deve essere espressamente prevista nello statuto della società, come si evince dall'articolo 182 della Legge sulle Società di Capitali; pertanto, se la vostra società non ha questa possibilità, modificare lo statuto per inserirla potrebbe essere molto interessante, in quanto una riunione telematica può essere senza dubbio molto più agile ed economica per la società.

Su questa particolare modifica, si noti che esiste una sezione specifica di questo sito web che viene analizzata in dettaglio. Tuttavia, di seguito viene presentata una breve sintesi degli aspetti più rilevanti da tenere in considerazione.

Ciò premesso, è necessario segnalare che gli amministratori della società, ai sensi dell'articolo 209 della Legge spagnola sulle società, sono responsabili della gestione e della rappresentanza della società, nei termini stabiliti dalla legge. In pratica, gli amministratori della società saranno i responsabili della gestione quotidiana dell'azienda, adottando le decisioni commerciali, finanziarie e di gestione del capitale umano più opportune in ogni momento, il tutto al fine di massimizzare le risorse della società e ottenere i risultati più favorevoli.

In questo compito, così trascendentale per il futuro dell'azienda, al di là delle persone che in ogni momento svolgono questa responsabilità, la concezione e la struttura adottate dall'organo di governo in ogni momento sono indubbiamente di grande importanza, poiché a seconda della sua struttura, le decisioni strategiche per l'azienda avranno luogo in un modo o nell'altro.

Tra tutte le possibilità previste dall'ordinamento giuridico, ai sensi dell'articolo 210 della legge sulle società di capitali, l'amministrazione di tali società può essere affidata a un amministratore unico, a più amministratori che agiscono in modo congiunto o disgiunto o a un consiglio di amministrazione:

• Nel caso di una società per azioni, quando l'amministrazione congiunta è affidata a due amministratori, questi ultimi agiscono congiuntamente e, nel caso in cui siano incaricati più di due amministratori, formano un consiglio di amministrazione.
• Se si sceglie la forma della società a responsabilità limitata, l'atto costitutivo può stabilire le diverse modalità di organizzazione dell'amministrazione, dando all'assemblea generale dei soci la facoltà di scegliere alternativamente una di esse senza la necessità di modificare l'atto costitutivo.
• Se si opta per un consiglio di amministrazione, si noti anche che esso è composto da un minimo di tre membri; il numero dei membri del consiglio di amministrazione è fissato nell'atto costitutivo, oppure il massimo e il minimo, tenendo presente che nel caso delle società a responsabilità limitata il numero massimo di membri del consiglio di amministrazione non può superare i dodici (articoli 242 e seguenti LSC).

Come si può notare, quindi, ognuno di questi sistemi presenta evidenti vantaggi e svantaggi. Ad esempio, è chiaro che con un amministratore unico la società sarà in grado di prendere decisioni molto più rapide e veloci, mentre con un consiglio di amministrazione le decisioni saranno molto più complesse, anche se potrebbero essere più accurate perché prese con l'aiuto dell'esperienza e delle conoscenze di più persone.

Come è logico, le società di capitali, nel corso del loro sviluppo, a seconda del ciclo economico, della loro situazione economico-finanziaria, dell'evoluzione del loro fatturato o della necessità di riorientare la loro attività, possono avere bisogno di modi diversi di organizzare la loro amministrazione, Pertanto, per modificare l'organo amministrativo previsto dall'atto costitutivo, sarà necessario eseguire il corrispondente atto di modifica dell'atto costitutivo, con il quale i soci accettano di organizzare la società con un tipo di organo o un altro, tra le diverse opzioni offerte dalla legge sopra descritta, al fine di adattare le loro esigenze alla realtà della società.

Un'altra questione importante che gli azionisti di una società a responsabilità limitata possono prendere in considerazione è la modifica dello statuto della società per stabilire le regole che disciplinano il trasferimento di azioni o partecipazioni tra i proprietari del capitale sociale. 

Queste regole sono indubbiamente di grande importanza, in quanto la composizione del capitale sociale di una società può avere un'influenza decisiva sulla direzione e sull'orientamento della società stessa. Creare una società con dei soci iniziali con i quali si ha fiducia e sintonia non garantisce, tutt'altro, che essi saranno i nostri "compagni di viaggio" per tutta la vita della società, in quanto può accadere che essi decidano di vendere le loro quote o partecipazioni, permettendo l'ingresso nella compagine azionaria di terzi, con i quali non si ha la sintonia o la complicità necessaria per portare avanti con successo l'attività imprenditoriale. È quindi per cercare di evitare queste situazioni che le società possono, nei loro statuti, stabilire norme per regolare o limitare il trasferimento delle loro azioni o partecipazioni. 

A questo proposito, la dottrina ha tradizionalmente distinto quattro tipi principali di clausole:

1. Clausole di permanenza, in base alle quali i soci della società sono tenuti a mantenere il loro status per un certo periodo di tempo, sottolineando la natura soggettiva dei soci, soprattutto nelle società a responsabilità limitata.
2. Clausole che stabiliscono il diritto di acquisto in via preventiva, in base al quale i soci esistenti della società hanno il diritto di acquistare, in via prioritaria rispetto a terzi estranei al capitale della società, le azioni o le partecipazioni di altri soci che intendono cederle.
3. Clausole di trascinamento, in base alle quali quando un terzo fa un'offerta all'azionista di maggioranza della società per acquisire una percentuale di azioni o partecipazioni maggiore di quella che possiede, anche gli azionisti di minoranza sono obbligati ad accettare l'offerta.
4. Clausole di accompagnamento, in base alle quali, quando un azionista riceve un'offerta di vendita delle sue azioni o quote, anche gli altri azionisti possono partecipare alla vendita agli stessi termini e condizioni di quelli offerti.

La regolamentazione specifica di questi casi si trova negli articoli 106-112 della legge sulle società di capitali nel caso delle società a responsabilità limitata, e negli articoli 120-125 della suddetta legge per le società per azioni. 

Per quanto riguarda le società a responsabilità limitata, il legislatore parte dal principio della libertà di trasferimento delle quote degli azionisti con atti inter vivos, anche se questo principio generale è limitato dalle regole, dalle limitazioni e dalle precauzioni stabilite dallo statuto a questo proposito (articolo 107 della legge sulle società di capitali). Detto questo, lo statuto della società a responsabilità limitata può stabilire le regole o le clausole che ritiene opportune a questo proposito (si vedano le diverse tipologie sopra descritte) con le seguenti limitazioni (articolo 108 della legge sulle società di capitali):

• Eventuali clausole statutarie che rendano praticamente gratuito il trasferimento volontario di azioni per atto inter vivos sono nulle.
• Qualsiasi clausola statutaria in base alla quale un azionista che offre tutte o parte delle sue azioni è obbligato a trasferire un numero diverso di azioni offerte è nulla.
• Le clausole che vietano il trasferimento volontario delle azioni della società inter vivos saranno valide solo se l'atto costitutivo riconosce il diritto dell'azionista di recedere dalla società in qualsiasi momento, e in ogni caso sarà necessario il consenso di tutti gli azionisti per l'inserimento di tali clausole nell'atto costitutivo.

Allo stesso modo, in caso di sequestro di azioni (articolo 109 della Legge sulle Società di Capitali) nell'ambito di un processo esecutivo, che si traduce in una vendita all'asta delle azioni, prima dell'approvazione della vendita all'asta e dell'aggiudicazione delle azioni, tale situazione dovrà essere notificata alla società, che a sua volta informerà tutti gli azionisti in modo che, se esiste un diritto di acquisizione preferenziale, possano esercitarlo entro un mese ed essere surrogati nella posizione del banditore.

Per quanto riguarda le società per azioni, il legislatore (articolo 120 della legge sulle società di capitali) stabilisce inoltre che, una volta stampati e consegnati i certificati originali, le azioni nominative (che possono anche essere liberamente trasferibili), una volta certificato il trasferimento, vengono immediatamente iscritte nel registro delle azioni nominative dagli amministratori, mentre nel caso delle azioni al portatore, queste vengono trasferite con la semplice cessione del documento.

Detto questo, per quanto riguarda le regole da tenere in considerazione quando si stabiliscono clausole che limitano la trasferibilità delle azioni, è necessario tenere presente le disposizioni dell'articolo 123 della legge sulle società di capitali, che stabilisce le seguenti questioni:

1. Le restrizioni o le condizioni alla libera trasferibilità delle azioni sono valide nei confronti della società solo se si applicano alle azioni nominative e sono espressamente imposte nello statuto.
2. Nel caso in cui le limitazioni siano stabilite mediante modifica dello statuto, gli azionisti interessati che non hanno votato a favore di tale delibera non saranno soggetti ad essa per un periodo di tre mesi dalla pubblicazione della delibera nella Gazzetta Ufficiale del Registro delle Imprese.
3. A differenza delle società a responsabilità limitata, le clausole statutarie che rendono l'azione praticamente intrasferibile sono nulle, poiché le società per azioni sono concepite come società aperte in cui è auspicabile favorire l'ingresso e l'uscita degli azionisti, a differenza delle società a responsabilità limitata, che si presuppone abbiano un forte carattere personale nella composizione dell'azionariato.
4. La trasferibilità delle azioni può essere subordinata alla preventiva autorizzazione della società solo se l'atto costitutivo ne indica i motivi, fermo restando che, salvo diversa disposizione dell'atto costitutivo, tale autorizzazione è concessa o rifiutata dagli amministratori della società, che hanno due mesi di tempo per dare una risposta, che si intende positiva se non viene data entro tale termine.

Gli atti di modifica dello statuto in cui viene dichiarata l'unicità della società, così come l'aumento o la riduzione del capitale sociale, data la loro natura sostanziale e la loro importanza, saranno oggetto di una sezione ad hoc, che gli interessati potranno consultare su questo sito.

Al di là dei casi descritti nelle domande precedenti, l'atto di modifica dello statuto può riguardare qualsiasi altro aspetto dell'atto costitutivo della società, come la sua durata, la denominazione del suo sito web, la possibilità e le regole che possono consentire l'emissione di obbligazioni o altri strumenti di debito, la remunerazione o meno degli amministratori, la durata della loro carica, la creazione di sottocomitati delegati dal Consiglio di amministrazione per trattare questioni specifiche della società, le regole che disciplinano lo scioglimento e la liquidazione, ecc.

Per stipulare un atto di modifica dello statuto è sufficiente contattare lo studio notarile (chiamando il numero di telefono dello studio notarile o via e-mail all'indirizzo mercantil@jesusbenavides.es) e fissare un appuntamento nel giorno e nell'ora più convenienti per le parti dell'atto.

Alla data e all'ora concordate, le parti si presentano semplicemente presso lo studio notarile con la documentazione necessaria (si veda la sezione sulla documentazione necessaria) per firmare l'atto corrispondente, che sarà redatto sulla base del contenuto minimo richiesto dalla legge e delle aspettative ed esigenze dei clienti in questione.

In ogni caso, se gli interessati necessitano di assistenza in merito ai modelli di attestazione per l'adozione delle delibere societarie necessarie per le modifiche statutarie in questione, possono rivolgersi allo studio notarile per ricevere assistenza e consulenza al riguardo.

Per le società è spesso una questione controversa o dubbia quella di chi abbia il potere di presentarsi davanti a un notaio per stipulare il relativo atto di modifica dello statuto. 

Di seguito cercheremo di rispondere a questa domanda, in modo che gli interessati a questo tipo di documento abbiano chiaro chi deve procedere e come, a seconda del tipo di accordo e dell'ente che lo emette:

Ai sensi dell'articolo 108 del Regolamento del Registro delle Imprese, relativo alle persone abilitate a rogare, l'autenticazione delle delibere societarie adottate dall'Assemblea generale o straordinaria o da un organo amministrativo collegiale spetta alla persona abilitata a certificarle, che, in virtù dell'articolo 109 del suddetto regolamento, spetta alla persona abilitata a certificare i verbali e le delibere degli organi collegiali delle società commerciali:

• Nel caso in cui la società sia governata da un consiglio di amministrazione, al segretario e, se del caso, al vice segretario del consiglio di amministrazione, indipendentemente dal fatto che sia o meno un amministratore. I certificati saranno sempre rilasciati con l'approvazione del presidente o, se del caso, del vicepresidente di tale organo.
• L'amministratore unico, o uno qualsiasi degli amministratori in solido, quando la società è governata da questo tipo di organo amministrativo.
• Agli amministratori che hanno il potere di rappresentanza in caso di amministrazione congiunta o solidale.

In tutti questi casi, sarà necessario che le persone che rilasciano il certificato abbiano la loro posizione in vigore al momento del rilascio, poiché per registrare gli accordi contenuti nel certificato, la posizione del certificatore deve essere stata registrata prima o contemporaneamente.

E, in ogni caso, per una questione formale, occorre anche tenere presente che non possono essere certificati gli accordi che non risultino da verbali approvati e firmati o da atti notarili.

Le decisioni dell'azionista unico, messe a verbale con la sua firma o quella del suo rappresentante, possono essere attuate e formalizzate dall'azionista stesso o dagli amministratori della società.

Può essere effettuata anche da uno qualsiasi dei membri dell'organo amministrativo con nomina valida e iscritto nel Registro Mercantile, qualora sia stato espressamente abilitato a farlo nell'atto costitutivo o nell'assemblea in cui sono state adottate le delibere.

Se l'interessato lo desidera, può ricevere una copia autentica dell'atto di modifica dello statuto il giorno della firma, ma in questo caso deve recarsi al Registro delle Imprese per registrarlo, in quanto si tratta di un passaggio necessario affinché la modifica concordata sia pienamente efficace.

Se lo si desidera, è ovviamente possibile affidare questo compito allo studio notarile stesso, che provvederà a trasmettere l'atto al registro delle imprese per via elettronica per la registrazione.

Una volta effettuata questa operazione, la copia autentica dell'atto sarà consegnata ai concedenti, il che sarà molto più utile, in quanto il documento sarà in grado di produrre tutti i suoi effetti.