Procura commerciale generale

Premesso che non è strettamente obbligatorio che la procura venga trascritta in un atto pubblico, va detto che è altamente consigliabile, per i seguenti motivi:

In primo luogo, per dare certezza giuridica all'atto, in quanto l'autenticazione notarile garantirà che il documento e il suo contenuto siano conformi alla legge.

Inoltre, da un punto di vista pratico, è chiaro che conferendo la procura in un atto pubblico, sarà molto più facile per il procuratore in carica avvalersi dei suoi poteri con i terzi, in quanto potrà facilmente dimostrarli e svolgere tutte le attività legali di cui ha bisogno. D'altra parte, se viene registrato solo in un documento privato, è molto probabile che i terzi contraenti sospettino della veridicità dei suoi poteri rappresentativi e pongano ostacoli legali alla conclusione delle transazioni previste.

Inoltre, da un punto di vista giuridico, occorre tenere presente che la legge prevede, tra l'altro, che la procura ad amministrare beni e ogni altra procura che abbia per oggetto un atto redatto o da redigere in un atto pubblico o che sia pregiudizievole per un terzo, nonché il trasferimento di azioni o diritti derivanti da un atto registrato in un atto pubblico, siano registrati in un atto pubblico.

In relazione all'interpretazione delle procure commerciali e ai problemi pratici derivanti dalla loro applicazione, è necessario fare riferimento innanzitutto al fatto che, in base alla normativa vigente, il fiduciario non può andare oltre i limiti della procura, per cui il procuratore può compiere solo quegli atti che sono espressamente e inequivocabilmente inclusi nei poteri conferiti nella procura. 

Per stabilire se un atto in questione rientri effettivamente nei poteri conferiti al procuratore, occorre fare riferimento alla dottrina stabilita in proposito dalla Direzione Generale dei Registri e del Notariato, che ha stabilito (si veda, tra l'altro, la risoluzione del 7 maggio 2008) che la rappresentanza volontaria deve misurarsi con la procura, ponendo estrema attenzione e rigore nell'interpretazione della stessa, per cui la sua interpretazione deve essere effettuata in modo rigoroso ma non restrittivo, cercando sempre di desumere la volontà originaria del mandante e circoscrivendo sempre i limiti della procura all'attività della società in questione.

Detto questo, per quanto riguarda i casi specifici che hanno dato origine a controversie, le parti interessate dovrebbero tenere a mente le seguenti questioni:

In primo luogo, va chiarito che non è possibile per un amministratore di società conferirsi una procura con potere di autocontrattazione (che gli consentirebbe, ad esempio, di acquistare beni o servizi per conto della società). Questo divieto è stato stabilito dalla Direzione generale dei registri e del notariato in numerose decisioni (tra le altre, quelle del 27 febbraio 2003, del 18 luglio 2006 e del 28 aprile 2015), con l'argomentazione principale che consentire tale facoltà di autoconvocazione significherebbe accettare un'illusoria possibilità di revoca della procura (in quanto l'amministratore stesso è l'unico a poterla revocare), un'elusione dei requisiti di responsabilità dell'amministratore (poiché nel caso dei delegati sono inferiori a quelli dell'amministratore) e una possibile violazione del regime di conflitto di interessi di cui all'articolo 229 della legge sulle società di capitali.

Allo stesso modo, le parti interessate devono tenere presente che è possibile che due amministratori congiunti conferiscano una procura commerciale a una terza persona affinché, in nome e per conto di quest'ultima, eserciti i poteri che sono propri di questi amministratori congiunti, a condizione che questi siano dettagliati nell'atto costitutivo della società e siano trascritti come tali nell'atto di procura, senza che sia logicamente possibile conferire poteri che non possono essere legalmente delegati (si veda la risoluzione della Direzione Generale dei Registri e del Notariato dell'11 dicembre 2000).

Infine, è necessario indicare che, nel caso in cui più di due procuratori in fatto siano abilitati congiuntamente, le disposizioni dell'articolo 233.2 della Legge sulle Società di Capitali per gli amministratori non si applicheranno a loro, il che significa che tutti loro devono agire congiuntamente per la conclusione di validi negozi giuridici (si veda la risoluzione della Direzione Generale dei Registri e del Notariato del 27 febbraio 2013).

Per quanto riguarda l'iscrizione delle procure nel registro delle imprese, va notato che nella pratica si tratta di una questione controversa.

A questo proposito, è necessario sottolineare che in generale non vi è alcun obbligo di registrare le procure nel Registro delle Imprese, a meno che non si tratti di una procura generale, nel qual caso, in conformità con i requisiti dell'articolo 94 del Regolamento del Registro delle Imprese, deve essere registrata affinché sia pienamente valida (si veda a questo proposito la risoluzione della Direzione Generale dei Registri e del Notariato del 9 maggio 2014).

In ogni caso, va tenuto presente che in molti settori del commercio, come ad esempio con le istituzioni finanziarie, le procure, anche se speciali, dovranno essere iscritte nel Registro delle Imprese, il che indubbiamente aumenta la certezza giuridica di tutti gli operatori coinvolti nei negozi giuridici in questione.

Allo stesso modo, per quanto riguarda l'eventuale revoca della procura, è necessario indicare che essa sarà ovviamente iscrivibile nel Registro delle Imprese, a condizione che sia conferita dall'amministratore della società con sufficienti poteri mediante il corrispondente atto pubblico, tenendo presente che sarà sempre l'atto di revoca a essere registrato, e non l'atto notarile di notifica di tale revoca che, se del caso, può essere richiesto dalla società al fine di notificare tale revoca ai precedenti procuratori (si veda, a questo proposito, l'atto notarile di revoca), Va tenuto presente che l'atto di revoca sarà sempre registrato, ma non l'atto notarile di notifica della revoca che, se del caso, potrebbe essere richiesto dalla società per informare i precedenti rappresentanti autorizzati della revoca (si veda la decisione della Direzione generale dei registri e del notariato del 22 maggio 1999 a questo proposito).  

L'ordinamento giuridico prevede anche la possibilità che, in una procura conferita, la persona del procuratore possa trasferire i poteri conferitigli a favore di una terza persona. Questa possibilità di delega può essere attuata attraverso le figure della sostituzione (quando il nuovo procuratore si surroga alla precedente posizione del primo procuratore, che cessa di essere tale) o della sub-autorizzazione (quando il procuratore originario delega o concede parte o tutti i suoi poteri a un'altra persona senza che il suo potere si estingua), a condizione, ovviamente, che il mandante vi consenta.

In ogni caso, nel caso di una procura commerciale, al contratto di commissione si applicano le disposizioni dell'articolo 261 del Codice di Commercio (come stabilito nella decisione della Direzione Generale dei Registri e del Notariato del 23 gennaio 2001), in virtù del quale il commissionario deve eseguire personalmente le commissioni che riceve e non può delegarle senza il previo consenso del committente, a meno che non sia stato preventivamente autorizzato. Pertanto, nell'ambito della procura commerciale, la sostituzione e/o la sub-autorizzazione sono consentite a condizione che il mandante l'abbia previsto nell'atto originario.

È inoltre necessario precisare che resta inteso che il mandatario che procede alla sostituzione o al sub-incarico della procura conferitagli deve comunicare tale circostanza al mandante originario, in quanto l'articolo 260 del Codice di Commercio prevede che il commissionario (in questo caso, il mandatario) comunichi frequentemente al mandante (in questo caso, il mandatario) le notizie che interessano il buon esito della trattativa; e, in ogni caso, al notaio titolare del protocollo della procura, come previsto dall'articolo 178 del decreto del 2 giugno 1944 che approva definitivamente il Regolamento sull'ordinamento e l'organizzazione del notariato.

Come già indicato in precedenza, per quanto riguarda l'eventuale revoca della procura, va notato che è ovviamente possibile e che tale revoca può essere iscritta nel Registro delle Imprese, a condizione che sia concessa dall'amministratore della società (cioè da colui che detiene la procura a rappresentare la società) con sufficienti poteri mediante il corrispondente atto pubblico.

In relazione alla revoca delle procure commerciali, è inoltre necessario segnalare che in alcune occasioni si verificano situazioni conflittuali con queste azioni, da cui si possono trarre le seguenti conclusioni:

In primo luogo, la revoca delle procure, come si è detto, può essere concessa solo dall'organo amministrativo della società, che, ai sensi della legge sulle società di capitali, ha il potere di rappresentare la società). Pertanto, né l'azionista unico né l'Assemblea generale hanno il potere di revocarli (si vedano a questo proposito le delibere della Direzione generale dei registri e del notariato del 4 febbraio 2011 e dell'11 febbraio 2014).

In secondo luogo, nel caso in cui l'amministrazione della società sia affidata a due amministratori congiunti, uno dei quali sia una persona giuridica, se è stata conferita una procura commerciale a favore della persona fisica che rappresenta la persona giuridica che ricopre la carica di amministratore congiunto, sarà possibile revocarla con la semplice volontà dell'altro amministratore congiunto (si veda la risoluzione della Direzione generale dei registri e del notariato del 15 marzo 2011).

Nel caso in cui la società nominante sia entrata in una procedura di insolvenza, la revoca della procura richiede, oltre alla dichiarazione di intenti dell'amministratore, l'autorizzazione o il consenso dell'amministrazione fallimentare (decisione della Direzione generale dei registri e del notariato del 24 luglio 2014).

Va da sé che l'ordinamento giuridico consente al procuratore di rinunciare alla procura conferitagli. 

In questo caso, il procuratore in questione deve stipulare un atto in cui dichiara di voler rinunciare alla procura e deve anche notificare la sua intenzione alla società che l'ha nominata, altrimenti la procura non può essere iscritta nel registro delle imprese corrispondente (si veda a questo proposito la decisione della Direzione generale dei registri e del notariato del 21 maggio 2001).

Naturalmente, come ogni procura, può essere modificata a posteriori per ampliare o ridurre i poteri del procuratore.

Solo il rappresentante della società (cioè l'amministratore) deve comparire in qualità di rappresentante del mandante, mentre non è necessario che compaia il mandatario a cui sono stati conferiti i poteri.

Una volta conferita la procura, verrà consegnata contestualmente una copia autenticata della stessa, in modo che possa essere utilizzata all'occorrenza.

Infatti, affinché il procuratore nominato possa avvalersi della procura commerciale e stipulare contratti nel corso dell'attività, sarà necessario che l'azienda gli fornisca una copia autentica della procura, in modo che possa già utilizzarla e accreditare la sua rappresentanza presso i terzi con cui contratta.

Il notaio può naturalmente recarsi a casa vostra per firmare la procura, in quanto la legge obbliga il notaio a garantire il servizio pubblico notarile a tutte le persone disabili, malate o con difficoltà motorie che non possono recarsi personalmente presso lo studio notarile.

Tuttavia, occorre tenere presente che, in tal caso, per una questione di competenza territoriale del notaio richiesto, quest'ultimo deve essere un notaio della località in cui si trova il domicilio della persona impossibilitata a viaggiare.

Nel caso in cui la procura commerciale conferita debba avere efficacia al di fuori della Spagna, sarà necessario che venga apostillata, ossia che venga eseguita una procedura aggiuntiva, come previsto dalla 12ª Convenzione dell'Aia del 5 ottobre 1961, che ne consentirà l'efficacia in un paese diverso dalla Spagna, a condizione che tale paese abbia firmato la convenzione internazionale.

La procedura di apostilla verrà eseguita presso il Collegio Notarile della Catalogna e, a tal fine, l'interessato può eseguire la procedura personalmente o, se lo desidera, può affidarla allo studio notarile stesso, in modo che, una volta eseguita la procedura, la procura apostillata gli venga consegnata.

Di norma, la procura viene rilasciata in spagnolo (o, a seconda dei casi, nella lingua co-ufficiale della Comunità autonoma in questione). Tuttavia, è possibile rilasciare una procura "a doppia colonna", ossia redatta contemporaneamente in spagnolo e nella corrispondente traduzione in una lingua straniera, a condizione che il notaio autorizzante conosca tale lingua e possa verificare che il contenuto sia lo stesso.