Registrazione pubblica delle delibere societarie

Ai sensi dell'articolo 107 del Regolamento del Registro delle Imprese, le delibere dell'assemblea generale o straordinaria e le delibere degli organi amministrativi collegiali possono essere convertite in atto pubblico sulla base del verbale o del libro dei verbali, della relativa prova notarile o della certificazione delle delibere. Allo stesso modo, si può procedere anche sulla base della copia autorizzata del verbale, quando le delibere sono riportate nell'atto notarile.

Pertanto, al momento della stipula dell'atto in questione, le aziende interessate devono fornire uno dei documenti sopra citati, in cui sono riportati tutti gli accordi e le circostanze della loro adozione necessari per giudicare la legalità degli accordi stessi.

Ciò è quindi necessario, in quanto l'atto di esecuzione pubblica della delibera societaria deve contenere tutte le circostanze dell'atto che sono necessarie per la validità della delibera e, se del caso, il notaio deve riportare nell'atto l'annuncio pubblicato della convocazione o autenticare un verbale notarile dello stesso.

In molte occasioni, per le società è una questione controversa o dubbia quella di chi abbia l'autorità di presentarsi davanti a un notaio per stipulare l'atto corrispondente alla conversione delle delibere societarie in un atto pubblico. Cercheremo di rispondere a questa domanda di seguito, in modo che chi è interessato a questo tipo di documenti abbia un'idea chiara di chi deve procedere e di come procedere a seconda del tipo di risoluzione e dell'organo che la emette:

1) Ai sensi dell'articolo 108 del Regolamento del Registro delle Imprese, relativo alle persone abilitate a rogare, l'autenticazione delle delibere societarie adottate dall'Assemblea generale o straordinaria o da un organo amministrativo collegiale spetta alla persona abilitata a certificarle, che, ai sensi dell'articolo 109 del suddetto regolamento, spetta alla persona abilitata a certificare i verbali e le delibere degli organi collegiali delle società commerciali:

• Nel caso in cui la società sia governata da un consiglio di amministrazione, al segretario e, se del caso, al vice segretario del consiglio di amministrazione, indipendentemente dal fatto che sia o meno un amministratore. I certificati saranno sempre rilasciati con l'approvazione del presidente o, se del caso, del vicepresidente di tale organo.
• L'amministratore unico, o uno qualsiasi degli amministratori in solido, quando la società è governata da questo tipo di organo amministrativo.
• Agli amministratori che hanno il potere di rappresentanza in caso di amministrazione congiunta o solidale.

In tutti questi casi, sarà necessario che le persone che rilasciano il certificato abbiano la loro posizione in vigore al momento del rilascio, poiché per registrare gli accordi contenuti nel certificato, la posizione del certificatore deve essere stata registrata prima o contemporaneamente.

E, in ogni caso, per una questione formale, occorre anche tenere presente che non possono essere certificati gli accordi che non risultino da verbali approvati e firmati o da atti notarili.

2) Le decisioni del socio unico, verbalizzate con la sua firma o quella del suo rappresentante, possono essere attuate e formalizzate dal socio stesso o dagli amministratori della società.

3) Può essere effettuata anche da uno qualsiasi dei membri dell'organo amministrativo con nomina valida e iscritto nel Registro Mercantile, qualora sia stato espressamente autorizzato a farlo nell'atto costitutivo o nell'assemblea in cui sono state adottate le delibere.

4) La trasformazione in atto pubblico da parte di qualsiasi altra persona richiede il rilascio di un'apposita procura, che può essere generale per tutti i tipi di delibere, nel qual caso deve essere iscritta nel Registro delle Imprese. Questa procedura non si applica per la conversione di delibere societarie in atto pubblico quando il verbale o l'atto notarile sono presi come base per tale conversione.

Va inoltre ricordato che quando il Registro delle Imprese è stato chiuso per mancato deposito dei conti, il soggetto che converte le delibere societarie in atto pubblico deve indicare tale circostanza nell'atto.

Infine, si ricorda che il potere di rilasciare certificati dei verbali o delle delibere dell'Assemblea degli Obbligazionisti spetta al Commissario dell'Assemblea degli Obbligazionisti (articolo 110 del Regolamento del Registro delle Imprese). 

In sintesi, quindi, è necessario prendere in considerazione le seguenti questioni particolari:

1. La persona che rilascia il certificato deve avere il proprio titolo in vigore e registrato, come si evince, tra le tante, dalle decisioni della Direzione generale della certezza del diritto e della fede pubblica del 26 febbraio 2013 e del 24 aprile 2014. Pertanto, se si stabilisce che non è in vigore in virtù di un certificato presentato in una data successiva, la registrazione del certificato precedente potrebbe essere sospesa.
2. Il certificato può essere rilasciato anche dall'amministratore delegato della società, a condizione che tale potere gli sia stato attribuito o che gli siano stati delegati tutti i poteri previsti dalla legge e dallo statuto della società.
3. Nel caso di decisioni dell'azionista unico, se quest'ultimo è una persona giuridica, il potere di certificare tali decisioni può essere detenuto anche da un delegato o da un rappresentante volontario dell'azionista unico (delibera del Comitato direttivo del 1° giugno 2005).
4. Allo stesso modo, la dottrina della Direzione Generale della Certezza del Diritto e della Fede Pubblica ha accettato come valida anche la certificazione di accordi rilasciata dal socio unico quando quest'ultimo non è iscritto al Registro delle Imprese (risoluzione del 22 aprile 2014). 
5. Nel caso in cui venga concordato lo scioglimento di una società e la revoca del suo amministratore, quest'ultimo non può rendere pubbliche le delibere della società, anche se è appositamente autorizzato dall'assemblea dei soci, poiché, in caso di scioglimento, la sua revoca opera ope legis (risoluzione del 26 febbraio 2013).
   

Nella certificazione che può essere rilasciata, gli accordi a cui l'atto deve fare riferimento devono logicamente essere registrati, con tutti i requisiti che sono legalmente richiesti per la modifica o l'accordo che viene richiesto.

Allo stesso modo, affinché il Conservatore del registro di commercio possa giudicare la validità e la legalità dell'accordo, la dottrina della Direzione generale della certezza del diritto e della fede pubblica ha stabilito nelle sue risoluzioni che devono essere inclusi l'elenco dei partecipanti, la loro firma e l'accettazione dell'ordine del giorno (risoluzione del 17 aprile 1999), nonché la maggioranza con cui gli accordi vengono adottati (risoluzione del 6 giugno 2013).

Inoltre, è interessante che il lettore tenga presente le seguenti situazioni particolari:

• È possibile ammettere una certificazione trascritta nell'atto stesso (delibera DGRN del 7 aprile 2011).
• In caso di contraddizione tra le delibere riportate nel certificato o tra le delibere riportate nel certificato e altri documenti in attesa di liquidazione, ciò comporterà la sospensione dell'iscrizione nel Registro delle imprese (decisione del 21 dicembre 2010).
  

Ai sensi dell'art. 111 del Regolamento del Registro delle Imprese, in merito alle attestazioni rilasciate da un soggetto non iscritto, è necessario sapere che l'attestazione della delibera di nomina del titolare di una carica con potere certificativo, se rilasciata dal nominato, sarà efficace solo se accompagnata da un'affidabile notifica della nomina al precedente titolare, con sede legale, all'indirizzo di quest'ultimo secondo il Registro. 

Pertanto, sarà possibile autenticare le delibere societarie mediante un certificato rilasciato da una persona non registrata, a condizione che questa sia stata nominata in una posizione con poteri certificativi (ad esempio, amministratore unico o congiunto della società) e che tale circostanza sia stata debitamente notificata alla persona che ricopriva precedentemente tale posizione e che è registrata in quel momento. 

La notifica si perfeziona e si considera effettuata in uno dei modi indicati all'articolo 202 del Regolamento notarile, ossia con l'invio dell'atto di citazione a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno o con la consegna diretta da parte del notaio stesso al destinatario.

A questo proposito, si segnala che, secondo la dottrina della Direzione Generale della Certezza del Diritto e della Fede Pubblica, nel caso in cui la prima notifica per posta non vada a buon fine, si dovrebbe tentare una seconda notifica di persona da parte del notaio (risoluzioni del 16 dicembre 2013 e del 30 gennaio 2012).

In questi casi, il Conservatore non registrerà gli accordi certificati prima che siano trascorsi quindici giorni dalla data di iscrizione del deposito, durante i quali il precedente titolare può opporsi alla registrazione dell'iscrizione se può dimostrare di aver presentato una denuncia penale per falsa certificazione o se può altrimenti accreditare la mancanza di autenticità di tale nomina. In questo caso estremo, se la presentazione del reclamo è accreditata, tale circostanza sarà registrata a margine dell'ultima voce, che sarà cancellata una volta risolto il reclamo, senza che tale presentazione impedisca la registrazione degli accordi certificati.

Nonostante quanto detto finora sulla necessità di notificare il titolare precedente, ciò non sarà necessario quando il consenso del titolare precedente al contenuto della certificazione è accreditato, mediante la sua firma legittimata su tale certificazione o in un documento separato, né quando la dichiarazione giudiziale di assenza o morte, incapacità o decesso del titolare precedente è debitamente accreditata.

Infine, va notato che tutto ciò che è stato spiegato in questa domanda si applica anche alla registrazione dell'accordo sulla nomina di un ufficio con potere certificativo, che è stato reso pubblico dall'incaricato sulla base di un atto o di un verbale o di una registrazione notarile dello stesso.