Elevazione delle delibere societarie ad atto pubblico | Ufficio del notaio Jesús Benavides
Mercantile

Registrazione pubblica delle delibere societarie

Passo 1

Che cos'è un atto di conversione di delibere societarie in atto pubblico?

È l'atto notarile mediante il quale le decisioni degli organi di governo di una società, sia essa l'Assemblea generale degli azionisti o l'organo amministrativo, sono riportate in un atto pubblico autorizzato da un notaio, al fine di attestarle e, se del caso, consentirne l'iscrizione nel Registro delle imprese.

Passo 3

Quanto costa firmare un atto notarile di delibere societarie?

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Si tratta di una stima puramente informativa e non vincolante. Questa stima è calcolata sulla base di due criteri: 1) la nostra conoscenza della Tariffa Notarile (Regio Decreto 1426/1989, 17 novembre 1989) e 2) la nostra conoscenza della Tariffa Notarile. (Decreto reale 1426/1989, del 17 novembre) e 2) la nostra esperienza quotidiana nella preparazione di questo tipo di documenti notarili. Tuttavia, qualsiasi variazione (in aumento o in diminuzione) sarà debitamente giustificata al momento dell'emissione della fattura finale per il servizio notarile reso.

Passo 4

Altre domande frequenti

Che cos'è un atto di conversione di delibere societarie in atto pubblico?

Come spiegato nell'analisi degli altri istituti relativi al diritto societario, come è noto, le società commerciali sono strumenti giuridici che il nostro ordinamento ha concepito per promuovere e facilitare le attività economiche e commerciali che creano ricchezza e occupazione per la comunità e la società, Tutto questo attraverso la stipula di un contratto con il quale due o più persone si impegnano a mettere in comune denaro, beni o industrie, con l'intenzione di dividere i profitti tra loro, creando così entità con una propria personalità giuridica e con un patrimonio separato da quello dei soci con il quale finanziare la propria attività sociale e con il quale rispondere ai debiti e alle passività sociali che contraggono.

Su questa base, come è logico, le società di capitali, nel corso delle loro operazioni sul mercato, possono trovarsi nella necessità di apportare molte modifiche alle loro strutture giuridiche o ai loro organi direttivi per adattarle alle loro mutevoli esigenze, come ad esempio cambiamenti di indirizzo, di nome, di scopo sociale, licenziamenti e nomine, cambiamenti nel sistema di gestione della società, aumento o riduzione del capitale, fusioni, cambiamenti nel sistema di gestione della società, ecc.

Allo stesso modo, in alcune occasioni, le società commerciali devono prendere decisioni rilevanti per le loro operazioni o per la loro strategia futura, come ad esempio accettare di acquistare un'azienda concorrente, scegliere di emettere strumenti di debito, come le obbligazioni, al fine di ottenere finanziamenti per intraprendere progetti di investimento, ecc.

In relazione a tali modifiche o decisioni, data l'importanza di molte di esse, il legislatore ha ritenuto opportuno che esse siano veicolate mediante un atto pubblico, che sarà denominato atto di conversione delle delibere societarie in atto pubblico, il cui scopo sarà quello di documentare l'atto giuridico o l'attività svolta dall'organo societario competente.

Per quanto riguarda la loro necessità, si veda a questo proposito l'articolo 95 del Regolamento sul Registro delle Imprese, che richiede la forma dell'atto pubblico per l'iscrizione nel Registro delle Imprese di una serie di atti specificati nell'articolo immediatamente precedente del suddetto regolamento, tra cui, ad esempio, la modifica dello statuto.

Pertanto, l'atto di autenticazione non può essere considerato semplicemente come uno strumento per autenticare una scrittura privata, ma piuttosto come un vero e proprio filtro di legalità delle delibere e degli atti adottati dagli organi delle società di capitali, per cui non può essere un documento pubblico che si limita a fare riferimento a quanto stabilito in un certificato rilasciato dall'organo competente, Si tratterà piuttosto di un vero e proprio documento legale soggetto al controllo preventivo di legalità da parte del notaio, un pubblico ufficiale imparziale e indipendente, un professionista legale, che si assicurerà che gli atti e le delibere da autenticare siano conformi alla legge.

Come vengono rese pubbliche le delibere aziendali?

Ai sensi dell'articolo 107 del Regolamento del Registro delle Imprese, le delibere dell'assemblea generale o straordinaria e le delibere degli organi amministrativi collegiali possono essere convertite in atto pubblico sulla base del verbale o del libro dei verbali, della relativa prova notarile o della certificazione delle delibere. Allo stesso modo, si può procedere anche sulla base della copia autorizzata del verbale, quando le delibere sono riportate nell'atto notarile.

Pertanto, al momento della stipula dell'atto in questione, le aziende interessate devono fornire uno dei documenti sopra citati, in cui sono riportati tutti gli accordi e le circostanze della loro adozione necessari per giudicare la legalità degli accordi stessi.

Ciò è quindi necessario, in quanto l'atto di esecuzione pubblica della delibera societaria deve contenere tutte le circostanze dell'atto che sono necessarie per la validità della delibera e, se del caso, il notaio deve riportare nell'atto l'annuncio pubblicato della convocazione o autenticare un verbale notarile dello stesso.

Chi ha il potere di convertire le delibere societarie in atti pubblici?

In molte occasioni, per le società è una questione controversa o dubbia quella di chi abbia l'autorità di presentarsi davanti a un notaio per stipulare l'atto corrispondente alla conversione delle delibere societarie in un atto pubblico. Cercheremo di rispondere a questa domanda di seguito, in modo che chi è interessato a questo tipo di documenti abbia un'idea chiara di chi deve procedere e di come procedere a seconda del tipo di risoluzione e dell'organo che la emette:

1) Ai sensi dell'articolo 108 del Regolamento del Registro delle Imprese, relativo alle persone abilitate a rogare, l'autenticazione delle delibere societarie adottate dall'Assemblea generale o straordinaria o da un organo amministrativo collegiale spetta alla persona abilitata a certificarle, che, ai sensi dell'articolo 109 del suddetto regolamento, spetta alla persona abilitata a certificare i verbali e le delibere degli organi collegiali delle società commerciali:

  • Nel caso in cui la società sia governata da un consiglio di amministrazione, al segretario e, se del caso, al vice segretario del consiglio di amministrazione, indipendentemente dal fatto che sia o meno un amministratore. I certificati saranno sempre rilasciati con l'approvazione del presidente o, se del caso, del vicepresidente di tale organo.
  • L'amministratore unico, o uno qualsiasi degli amministratori in solido, quando la società è governata da questo tipo di organo amministrativo.
  • Agli amministratori che hanno il potere di rappresentanza in caso di amministrazione congiunta o solidale.

In tutti questi casi, sarà necessario che le persone che rilasciano il certificato abbiano la loro posizione in vigore al momento del rilascio, poiché per registrare gli accordi contenuti nel certificato, la posizione del certificatore deve essere stata registrata prima o contemporaneamente.

E, in ogni caso, per una questione formale, occorre anche tenere presente che non possono essere certificati gli accordi che non risultino da verbali approvati e firmati o da atti notarili.

2) Le decisioni del socio unico, verbalizzate con la sua firma o quella del suo rappresentante, possono essere attuate e formalizzate dal socio stesso o dagli amministratori della società.

3) Può essere effettuata anche da uno qualsiasi dei membri dell'organo amministrativo con nomina valida e iscritto nel Registro Mercantile, qualora sia stato espressamente autorizzato a farlo nell'atto costitutivo o nell'assemblea in cui sono state adottate le delibere.

4) La trasformazione in atto pubblico da parte di qualsiasi altra persona richiede il rilascio di un'apposita procura, che può essere generale per tutti i tipi di delibere, nel qual caso deve essere iscritta nel Registro delle Imprese. Questa procedura non si applica per la conversione di delibere societarie in atto pubblico quando il verbale o l'atto notarile sono presi come base per tale conversione.


Va inoltre ricordato che quando il Registro delle Imprese è stato chiuso per mancato deposito dei conti, il soggetto che converte le delibere societarie in atto pubblico deve indicare tale circostanza nell'atto.

Infine, si ricorda che il potere di rilasciare certificati dei verbali o delle delibere dell'Assemblea degli Obbligazionisti spetta al Commissario dell'Assemblea degli Obbligazionisti (articolo 110 del Regolamento del Registro delle Imprese). 

In sintesi, quindi, è necessario prendere in considerazione le seguenti questioni particolari:

  1. La persona che rilascia il certificato deve avere il proprio titolo in vigore e registrato, come si evince, tra le tante, dalle decisioni della Direzione generale della certezza del diritto e della fede pubblica del 26 febbraio 2013 e del 24 aprile 2014. Pertanto, se si stabilisce che non è in vigore in virtù di un certificato presentato in una data successiva, la registrazione del certificato precedente potrebbe essere sospesa.
  2. Il certificato può essere rilasciato anche dall'amministratore delegato della società, a condizione che tale potere gli sia stato attribuito o che gli siano stati delegati tutti i poteri previsti dalla legge e dallo statuto della società.
  3. Nel caso di decisioni dell'azionista unico, se quest'ultimo è una persona giuridica, il potere di certificare tali decisioni può essere detenuto anche da un delegato o da un rappresentante volontario dell'azionista unico (delibera del Comitato direttivo del 1° giugno 2005).
  4. Allo stesso modo, la dottrina della Direzione Generale della Certezza del Diritto e della Fede Pubblica ha accettato come valida anche la certificazione di accordi rilasciata dal socio unico quando quest'ultimo non è iscritto al Registro delle Imprese (risoluzione del 22 aprile 2014). 
  5. Nel caso in cui venga concordato lo scioglimento di una società e la revoca del suo amministratore, quest'ultimo non può rendere pubbliche le delibere della società, anche se è appositamente autorizzato dall'assemblea dei soci, poiché, in caso di scioglimento, la sua revoca opera ope legis (risoluzione del 26 febbraio 2013).

Quale dovrebbe essere il contenuto della certificazione?

Nella certificazione che può essere rilasciata, gli accordi a cui l'atto deve fare riferimento devono logicamente essere registrati, con tutti i requisiti che sono legalmente richiesti per la modifica o l'accordo che viene richiesto.

Allo stesso modo, affinché il Conservatore del registro di commercio possa giudicare la validità e la legalità dell'accordo, la dottrina della Direzione generale della certezza del diritto e della fede pubblica ha stabilito nelle sue risoluzioni che devono essere inclusi l'elenco dei partecipanti, la loro firma e l'accettazione dell'ordine del giorno (risoluzione del 17 aprile 1999), nonché la maggioranza con cui gli accordi vengono adottati (risoluzione del 6 giugno 2013).

Inoltre, è interessante che il lettore tenga presente le seguenti situazioni particolari:

  • È possibile ammettere una certificazione trascritta nell'atto stesso (delibera DGRN del 7 aprile 2011).
  • In caso di contraddizione tra le delibere riportate nel certificato o tra le delibere riportate nel certificato e altri documenti in attesa di liquidazione, ciò comporterà la sospensione dell'iscrizione nel Registro delle imprese (decisione del 21 dicembre 2010).

Cosa succede se la certificazione viene rilasciata da una persona non registrata?

Ai sensi dell'art. 111 del Regolamento del Registro delle Imprese, in merito alle attestazioni rilasciate da un soggetto non iscritto, è necessario sapere che l'attestazione della delibera di nomina del titolare di una carica con potere certificativo, se rilasciata dal nominato, sarà efficace solo se accompagnata da un'affidabile notifica della nomina al precedente titolare, con sede legale, all'indirizzo di quest'ultimo secondo il Registro. 

Pertanto, sarà possibile autenticare le delibere societarie mediante un certificato rilasciato da una persona non registrata, a condizione che questa sia stata nominata in una posizione con poteri certificativi (ad esempio, amministratore unico o congiunto della società) e che tale circostanza sia stata debitamente notificata alla persona che ricopriva precedentemente tale posizione e che è registrata in quel momento. 

La notifica si perfeziona e si considera effettuata in uno dei modi indicati all'articolo 202 del Regolamento notarile, ossia con l'invio dell'atto di citazione a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno o con la consegna diretta da parte del notaio stesso al destinatario.

A questo proposito, si segnala che, secondo la dottrina della Direzione Generale della Certezza del Diritto e della Fede Pubblica, nel caso in cui la prima notifica per posta non vada a buon fine, si dovrebbe tentare una seconda notifica di persona da parte del notaio (risoluzioni del 16 dicembre 2013 e del 30 gennaio 2012).

In questi casi, il Conservatore non registrerà gli accordi certificati prima che siano trascorsi quindici giorni dalla data di iscrizione del deposito, durante i quali il precedente titolare può opporsi alla registrazione dell'iscrizione se può dimostrare di aver presentato una denuncia penale per falsa certificazione o se può altrimenti accreditare la mancanza di autenticità di tale nomina. In questo caso estremo, se la presentazione del reclamo è accreditata, tale circostanza sarà registrata a margine dell'ultima voce, che sarà cancellata una volta risolto il reclamo, senza che tale presentazione impedisca la registrazione degli accordi certificati.

Nonostante quanto detto finora sulla necessità di notificare il titolare precedente, ciò non sarà necessario quando il consenso del titolare precedente al contenuto della certificazione è accreditato, mediante la sua firma legittimata su tale certificazione o in un documento separato, né quando la dichiarazione giudiziale di assenza o morte, incapacità o decesso del titolare precedente è debitamente accreditata.

Infine, va notato che tutto ciò che è stato spiegato in questa domanda si applica anche alla registrazione dell'accordo sulla nomina di un ufficio con potere certificativo, che è stato reso pubblico dall'incaricato sulla base di un atto o di un verbale o di una registrazione notarile dello stesso.

Vedi altre domande frequenti

Quale sarà il contenuto della certificazione che verrà rilasciata?

Per quanto riguarda il contenuto della certificazione, è necessario fare riferimento all'articolo 112 del Regolamento del Registro delle Imprese, che stabilisce che le delibere degli organi collegiali delle società commerciali possono essere certificate per trascrizione letterale o per estratto, tranne nel caso di delibere relative alla modifica dell'atto o dello statuto, nel qual caso sarà obbligatoria la trascrizione letterale della delibera. 

La certificazione deve indicare la data e il sistema di approvazione del relativo verbale o, se del caso, che le delibere sono riportate in un verbale notarile.

Inoltre, se le delibere devono essere iscritte nel Registro delle imprese, il certificato deve indicare tutte le circostanze del verbale necessarie a qualificare la validità delle delibere adottate.

Nel caso in cui le parti interessate optino per l'opzione di certificazione per estratto, se le delibere devono essere iscritte nel Registro delle Imprese, tutte le circostanze elencate nell'articolo 97 del suddetto regolamento devono essere riportate in esso, con le particolarità specificate di seguito.

La certificazione deve quindi contenere:

  • La data e il luogo, sul territorio nazionale o all'estero, in cui si è svolta la riunione.
  • La data e le modalità di emissione dell'avviso di convocazione, tranne nel caso di un'assemblea generale o straordinaria. Inoltre, nel caso di un'assemblea generale o speciale di una società per azioni, ciò deve essere indicato nella Gazzetta Ufficiale del Registro delle Imprese e nel giornale o nei giornali in cui è stato pubblicato l'avviso di convocazione.
  • Il testo completo dell'avviso di convocazione o, nel caso di un'Assemblea generale o universale, i punti accettati come ordine del giorno della riunione.
  • Nel caso di un'assemblea generale, il numero di soci presenti con diritto di voto, indicando quanti votano di persona e quanti per delega, nonché la percentuale di capitale sociale che rappresentano. 
  • ~Se la riunione o l'assemblea è universale, i nomi dei partecipanti devono essere registrati dopo la data e il luogo e l'ordine del giorno, seguiti dalla firma di ciascuno di essi.
  • ~Nel caso di un organo amministrativo collegiale, devono essere indicati i nomi dei membri presenti, con l'indicazione di quelli presenti di persona e di quelli presenti rappresentati da un altro membro.
  • Una sintesi degli argomenti discussi e degli interventi per i quali è stata richiesta la registrazione.
  • Il contenuto degli accordi adottati.
  • Nel caso di un'assemblea o di una riunione generale, l'indicazione del risultato delle votazioni, con l'indicazione delle maggioranze con cui sono state adottate le singole delibere (nel caso di organi amministrativi collegiali, devono essere indicati i nomi dei membri presenti, con l'indicazione di quelli presenti di persona e di quelli presenti rappresentati da un altro membro).
  • Approvazione del verbale secondo le modalità previste dalla legge o, in mancanza, dallo statuto, in assenza di espressa previsione, approvato dall'organo stesso al termine della riunione.

Tenendo conto, inoltre, come particolarità specifiche, dei seguenti aspetti che devono essere espressamente indicati nella certificazione:

  1. Il capitale totale rappresentato dalle quote dei soci presenti o, se del caso, il numero di voti corrispondenti alle loro quote; il numero dei soci deve essere indicato solo quando è determinante per la valida costituzione dell'Assemblea generale o dell'Assemblea o per l'adozione della delibera.
  2. Se l'assemblea generale è universale, è sufficiente indicare che il verbale contiene i nomi e le firme dei partecipanti che sono azionisti o loro rappresentanti.
  3. Non è necessario includere nel certificato una sintesi delle questioni discusse o indicare se ci sono stati interventi o obiezioni.
  4. Nel caso degli organi di gestione, non è necessario specificare quanti hanno partecipato di persona o per delega.
  5. La certificazione deve indicare che è stato redatto l'elenco dei partecipanti, se applicabile, e i mezzi utilizzati a tal fine.

Infine, in ogni caso, la certificazione deve riportare la data di emissione.

Quale sarà il contenuto della registrazione effettuata sulla base della delibera aziendale adottata?

Una volta stipulato l'atto corrispondente, nella maggior parte dei casi, dato il suo contenuto, sarà necessario iscriverlo nel Registro delle Imprese, dove l'iscrizione della delibera societaria riporterà, oltre alle circostanze generali delle iscrizioni, il contenuto specifico delle delibere, la data e il luogo in cui sono state adottate, nonché la data e le modalità di approvazione del verbale, se non autenticato (articolo 113 del Regolamento del Registro delle Imprese).

Come posso concedere un atto di conversione di delibere societarie in atto pubblico?

Per stipulare un atto di trasformazione delle delibere societarie in atto pubblico è sufficiente contattare lo studio notarile (chiamando il numero di telefono dello studio notarile o via e-mail all'indirizzo mercantil@jesusbenavides.es) e fissare un appuntamento nel giorno e nell'orario più comodo per le parti dell'atto.

Alla data e all'ora concordate, le parti si presentano semplicemente presso lo studio notarile con la documentazione necessaria (si veda la sezione sulla documentazione necessaria) per firmare l'atto corrispondente, che sarà redatto sulla base del contenuto minimo richiesto dalla legge e delle aspettative ed esigenze dei clienti in questione.

In ogni caso, se gli interessati necessitano di assistenza per quanto riguarda i modelli di certificati da cui si evincono le decisioni del socio unico necessarie per la stipula dell'atto in questione, possono rivolgersi allo studio notarile per ricevere assistenza e consulenza.

Quando riceverò la consegna dell'atto di esecuzione delle delibere societarie?

Se l'interessato lo desidera, può ricevere una copia autentica dell'atto di trasformazione delle delibere societarie in atto pubblico il giorno della firma, ma in questo caso deve recarsi al Registro delle Imprese per provvedere alla sua registrazione, in quanto si tratta di un passaggio necessario nella maggior parte delle delibere societarie che vengono trasformate in atto pubblico, come indicato sopra.

Posso affidare allo studio notarile l'iscrizione dell'atto nel registro delle imprese?

Se lo si desidera, è ovviamente possibile affidare questo compito allo studio notarile stesso, che provvederà a trasmettere l'atto al registro delle imprese per via elettronica per la registrazione.

Una volta effettuata questa operazione, la copia autentica dell'atto sarà consegnata ai concedenti, il che sarà molto più utile, in quanto il documento sarà in grado di produrre tutti i suoi effetti.

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