Procedure tramite videochiamata

Come abbiamo già anticipato, con l'entrata in vigore della Legge 11/2023 (QUI potete consultarla), finalmente è realtà la possibilità di sottoscrivere atti pubblici attraverso un processo telematico al 100%, cioè senza doversi recare fisicamente presso un notaio per formalizzare l'atto, il rogito o la polizza stipulati davanti a un notaio, a seconda delle specifiche esigenze del cliente.

Alla luce di ciò, e al fine di chiarire ogni dubbio su questo processo, svilupperemo una guida pratica molto didattica e illustrativa, in cui potremo vedere, passo dopo passo, come videofirmare un documento pubblico con un Notaio.

Come posso avviare il processo di video-firma di un documento pubblico nel Portale Notarile del Cittadino?

Per avviare il processo che ci permetterà di firmare un documento pubblico davanti a un notaio attraverso una procedura interamente online, la prima cosa da tenere presente è che, affinché ciò sia possibile, l'interessato deve essere registrato sul Portale Notarile del Cittadino (QUI), che è il sito web creato dal Notariato spagnolo per implementare tutte queste nuove funzionalità telematiche della Legge 11/2023.

Per iscriversi, se lo si desidera, QUI potete trovare un articolo esplicativo nel nostro blog, in cui vengono illustrati nel dettaglio tutti i passaggi da seguire. È inoltre necessario sottolineare che, per poter effettuare questo processo al 100% online, avremo bisogno di un certificato digitale qualificato che ci permetta di identificarci e firmare digitalmente i documenti, oltre che di un computer con webcam e del software AutoFirma (QUI è possibile scaricarlo). In ogni caso, per maggiori dettagli su questi aspetti tecnici, potete trovarli nell'articolo collegato.

Che tipo di documenti potrò videofirmare?

Infatti, grazie alla Legge 11/2023, dal 9 novembre 2023 è possibile firmare alcuni documenti pubblici per via elettronica, cioè senza la necessità di recarsi fisicamente presso uno studio notarile per firmare di persona e per iscritto davanti al notaio. 

D'ora in poi, come abbiamo accennato, sarà possibile firmare alcuni documenti pubblici online, attraverso un sistema di videoconferenza con il Notaio e firma elettronica (per mezzo di un certificato digitale). 

Tuttavia, come indicato, questa nuova possibilità non si estende a tutti i tipi di documenti pubblici, ma, per il momento, la legge limita questa possibilità a determinati atti giuridici e transazioni specifiche, che sono dettagliati di seguito:

• Polizze commerciali (in questo caso, per semplificare la procedura, la legge stessa stabilisce che il fatto che la banca invii la polizza all'ufficio elettronico notarile per la firma da parte del debitore, ciò implica già il suo consenso e l'accettazione all'operazione di prestito o credito che viene formalizzata, cioè senza la necessità che sia espressamente sottoscritta come deve fare il debitore, salvo quanto diversamente previsto nella formulazione dell'informativa).
• La costituzione di società, le nomine e le procure commerciali di ogni genere previste dalla legislazione commerciale, nonché il conferimento di ogni altro atto societario (a condizione che nel caso di contenga conferimenti dei soci al capitale sociale siano monetari).
• I poteri di rappresentanza processuale (le cosiddette procure per le cause di cui avremo bisogno quando dovremo affrontare un processo e avremo bisogno di assumere un avvocato e un procuratore), per l'azione dinanzi alle pubbliche amministrazioni, nonché i poteri elettorali e le procure per atti specifici. Tuttavia, non sarà possibile autorizzare procure generali o preventive in videoconferenza.
• La revoca delle proc ure (ad eccezione delle procure generali preventive).
• Lettere di pagamento e cancellazioni di garanzie (come la cancellazione di un'ipoteca).
• Il verbale dell'assemblea generale e il verbale di riferimento in senso stretto (o di manifestazione).
• Le testimonianze di legittimazione delle firme.
• Testamenti in situazione di epidemia dichiarata (per la durata dell'obbligo di confinamento).
• Dichiarazioni di nuova costruzione senza estinzione del condominio, né aggiudicazione della proprietà, e la divisione della proprietà orizzontale.
• Conciliazione (a meno che il notaio non ritenga auspicabile la presenza fisica per il buon esito della pratica).
• Gli atti giuridici e le transazioni per i quali, conformemente alla loro natura, è stabilito da un regolamento.

Come posso generare una richiesta nel Portale Notarile del Cittadino per firmare un documento pubblico con un notaio?

Come per ogni cosa nella vita, non c'è dubbio che non ci sia niente di meglio di un esempio pratico per capire come videofirmare un documento pubblico.

<ejemplo>Así pues, supongamos que Juan, un ciudadano español, quiere invitar a su casa, a su sobrina Amina, de nacionalidad marroquí y licenciada en Medicina, para cursar un Master en Salud Pública en la Universidad de Barcelona, con una duración de 9 meses.<ejemplo>

<ejemplo>Amina ha comenzado a cursar la autorización administrativa correspondiente para obtener el Permiso de estudio necesario para poder permanecer, de forma legal, en España, este plazo de 9 meses en los cuales cursará su Master.<ejemplo>

<ejemplo>Según le han requerido las autoridades españolas, Amina necesita un acta de manifestaciones, autorizada ante Notario, en la que su tío Juan, que es la persona que la acogerá estos 9 meses, manifieste que asume las responsabilidades económicas, de alojamiento y manutención de su sobrina Amina, manifestando que cuenta con los medios económicos suficientes para hacerse cargo de la misma durante este plazo de tiempo.<ejemplo>

Quindi, se Juan vuole videofirmare questo atto notarile telematicamente, la prima cosa che deve fare è accedere al Portale Notarile del Cittadino e, una volta all'interno del PCN, selezionare l'opzione"Atti" (in alto a sinistra) e, al suo interno, l'opzione"Atti di manifestazione":

E, all'interno di questa sezione, selezionate l'opzione"Avvia applicazione" (pulsante verde), per avviare la procedura:

Quindi, prima di tutto, apparirà una schermata corrispondente alle parti intervenute, cioè alla persona o alle persone che firmeranno l'atto notarile. 

Qui, di default, vengono visualizzati i dati anagrafici dell'utente che sta svolgendo la procedura nel Portale Notarile del Cittadino, in modo che, se tutto è corretto (e solo quella persona deve firmare l'atto notarile), basterà selezionare il pulsante verde"Avanti" per proseguire con la procedura:

Nella seconda schermata della procedura, il sistema ci consentirà, se necessario, di aggiungere un documento, nel quale, ad esempio, possiamo dettagliare il contenuto di tutte le dichiarazioni che vogliamo includere nel nostro atto notarile.

Una volta aggiunto il documento, è sufficiente fare clic sul pulsante verde"Avanti" per continuare la procedura:

Nella terza schermata della procedura, dobbiamo selezionare il notaio presso il quale desideriamo firmare la nostra dichiarazione di manifestazione:

E, se del caso, avremo anche la possibilità di aggiungere osservazioni per il notaio (come dettagli che vogliamo che tenga in considerazione nella stesura del nostro documento, preferenze per il giorno e l'ora della firma, dubbi, ecc.)

Anche in questo caso dobbiamo selezionare l'opzione"Videoconferenza" se vogliamo davvero firmare il nostro atto notarile online, come in questo caso.

Una volta completati questi passaggi, è sufficiente fare clic sul pulsante verde"Avanti" per continuare la procedura:

In quest'ultima fase della nostra richiesta, corrispondente alla sezione"Conferma e invio", apparirà un riepilogo della nostra richiesta con tutti i dati inseriti (parti intervenute, documenti aggiunti, notaio selezionato, ecc.)

Quindi, se tutto è corretto, è sufficiente accettare l'"Informativa sulla privacy" del PCN e completare la procedura selezionando il pulsante verde"Invia richiesta":

‍

Quindi, se il processo è stato eseguito correttamente, apparirà il seguente messaggio:

Da qui, il notaio selezionato riceverà la vostra richiesta e, una volta verificata, vi contatterà (telefonicamente, via e-mail, ecc.) per conoscere i dettagli della vostra richiesta e, alla luce di ciò, preparerà la bozza del vostro atto notarile di manifestazione (che, se del caso, vi sarà inviata anche via e-mail affinché possiate prenderne visione).

Quindi, se tutto è corretto, non vi resta che concordare con il vostro notaio il giorno e l'ora in cui desiderate videofirmare il vostro atto di manifestazione, in modo che, una volta fissato l'appuntamento, lo studio notarile, tramite il vostro utente del Portale del Cittadino Notarile, fissi un appuntamento per la videofirma di cui avete bisogno.

Quali sono i passi preliminari che devo compiere prima di poter firmare il mio documento pubblico attraverso il Portale Notarile del Cittadino?

Seguendo il nostro esempio, prima di poter videofirmare il nostro atto notarile (o qualsiasi altro documento pubblico di cui abbiamo bisogno), dovremo effettuare un passaggio precedente, ovvero convalidare il nostro certificato elettronico. 

A tal fine, dopo aver effettuato l'accesso al PNC, è necessario selezionare l'opzione"CERTIFICATO ELETTRONICO" (pulsante blu che compare in basso a sinistra nella schermata iniziale) e, al suo interno, l'opzione"Convalida certificati elettronici":

All'interno di questa opzione, dobbiamo selezionare la sezione"Convalida certificato di terze parti":

Quindi, una volta entrati in questa opzione, dobbiamo selezionare il pulsante verde"Avvia convalida":

A questo punto, apparirà la seguente schermata, dove dovrete cliccare sul pulsante"Apri" per accedere all'applicazione AutoSignature (che vi permetterà di firmare elettronicamente il vostro documento notarile alla fine del processo).

Viene visualizzata la seguente schermata, che mostra il certificato digitale da convalidare, che deve essere selezionato per poterlo convalidare correttamente:

Infine, se la procedura è stata eseguita correttamente, apparirà il seguente messaggio di conferma:

Come sarà l'atto di video-firma del mio documento pubblico?

Alla data e all'ora concordate, il notaio accederà al Portale Notarile del Cittadino con il proprio utente e accederà all'appuntamento programmato, in modo da iniziare la videoconferenza, come mostrato nell'immagine seguente:

L'interessato, qualche minuto prima dell'orario concordato, deve accedere alla propria utenza del Portale del Notariato del Cittadino e selezionare la sezione"I MIEI APPUNTAMENTI", dove verrà fissato l'appuntamento per la video-firma del proprio atto dichiarativo:

Nel nostro caso, ad esempio, simuleremo la firma dei verbali delle manifestazioni del 9 gennaio, alle ore 11.00.

Pertanto, alle ore 11.00, l'interessato dovrà selezionare il pulsante blu"Videoconferenza", in modo che, dopo l'autorizzazione del notaio, entrambe le parti siano collegate in videochiamata:

In questo atto, il notaio confermerà innanzitutto l'identità della persona che compare, dopodiché procederà a condividere sullo schermo l'atto pubblico da sottoscrivere, per procedere alla sua lettura integrale davanti al cliente:

Una volta letto il documento e risolti tutti i dubbi e le domande del cliente, se tutto è corretto e l'interessato desidera firmare il documento, inizierà il processo di firma, in cui il notaio abiliterà il dispositivo di firma, in modo che il cliente proceda a firmare digitalmente il documento, con il proprio certificato digitale qualificato, dopodiché anche il notaio lo firmerà con il proprio certificato digitale corrispondente, concedendo e autorizzando così il documento pubblico in questione, dopodiché la videoconferenza si concluderà.

Come posso ricevere una copia del mio documento pubblico?

L'ottenimento di una copia del documento pubblico avverrà, ad esempio, nel modo più adatto alle vostre esigenze:

• È possibile scegliere di ritirare fisicamente la copia autorizzata presso lo studio notarile.
• È possibile chiedere che la copia autorizzata venga inviata per posta al proprio domicilio (ovviamente a proprie spese).
• In alternativa, è possibile scegliere di ricevere la copia autorizzata in formato elettronico, nel qual caso lo studio notarile invierà un documento con un codice di verifica sicuro (o CSV).
• In questo caso, dallo studio notarile, vi invieremo una mail con allegato il seguente PDF, dove troverete il CSV della vostra copia autorizzata elettronica, che potrete verificare (e quindi accedere al documento ogni volta che lo desiderate) attraverso il PCN stesso (QUI).

In ogni caso, qualunque sia la modalità scelta, una volta ottenuta la copia, lo Studio notarile vi invierà la fattura dell'intero processo, in modo che possiate procedere al pagamento degli onorari notarili dovuti (sia che possiate pagarli fisicamente presso lo Studio notarile stesso, sia che possiate pagarli tramite bonifico bancario).

Posso videofirmare il mio documento pubblico con un notaio di mia scelta?

Infatti, avete tutta la libertà del mondo di videofirmare i vostri documenti pubblici con il notaio di vostra scelta attraverso il Portale Notarile del Cittadino, così che, ad esempio, se vivete in una piccola città dove non c'è un notaio, potete videofirmare il vostro documento con un notaio di vostra scelta a Barcellona, senza dover viaggiare, con tutta la comodità e il risparmio di tempo e denaro che questo comporta.

Come si vede, quindi, questo nuovo modo di firmare gli atti pubblici comporta un aumento del grado di concorrenza nel settore notarile, che contribuirà senza dubbio a migliorare il servizio offerto a tutti i cittadini, con gli ovvi benefici che ne derivano per la società nel suo complesso.

Quali sono i vantaggi della video-firma di un documento pubblico online attraverso il Portale Notarile del Cittadino?

Come abbiamo appena visto, la possibilità di firmare un documento pubblico al 100% online è un'alternativa molto utile per qualsiasi cittadino, in quanto chiunque, da casa propria, con il proprio computer, seguendo una semplice procedura, può firmare determinati documenti pubblici, cosa che può essere molto utile:

• È conveniente e fa risparmiare tempo, in quanto si evitano inutili viaggi presso lo studio notarile e si può dedicare il proprio tempo e denaro ad altre attività più redditizie.
• Perché potete formalizzare il vostro documento notarile presso il notaio di vostra scelta, in modo facile, veloce e semplice, così che, ad esempio, se il vostro notaio di fiducia si trova a Barcellona, ma voi vivete a Madrid, potete firmare online con il notaio di Barcellona senza dover viaggiare (con il conseguente risparmio di tempo e denaro che ciò può comportare).
• Perché grazie a questo canale, se ne avete bisogno, potete fare un video consulto con il vostro notaio di fiducia per risolvere tutti i dubbi e le perplessità che potete avere a riguardo, il che vi permetterà di firmare il vostro documento notarile in modo molto più consapevole.
• Perché grazie a questo processo, potrete ricevere a casa la bozza del vostro documento pubblico, in modo da poterlo rivedere in modo approfondito, con calma e senza fretta, come, quando e con chi volete.

In breve, come possiamo vedere, questa procedura online vi farà risparmiare molto tempo e vi darà molta più facilità e comodità, quindi ci sono indubbiamente molti vantaggi in questo senso.

Posso videofirmare un documento pubblico senza inviare il modulo attraverso il Portale Notarile del Cittadino?

Naturalmente, non c'è alcun problema. 

Se avete ben chiaro il processo, tutte le informazioni raccolte e conoscete il funzionamento della videofirma nel Portale Notarile del Cittadino, potete contattare il vostro Studio Notarile con qualsiasi mezzo (es. e-mail), inviargli tutta la documentazione e le informazioni necessarie per preparare la bozza del vostro documento, in modo che, una volta che tutto è pronto, lo Studio Notarile crei semplicemente un appuntamento per la videofirma al quale dovrete collegarvi per firmare il vostro documento pubblico, senza dover perdere tempo a compilare tutti i campi del modulo fornito dal NCP.

Come posso risolvere i miei dubbi su questo processo di firma video?

Naturalmente, se avete dei dubbi su questo processo, il team dello Studio Notarile Jesús Benavides è a vostra disposizione per rispondere. Potete contattarci attraverso il nostro sito web(QUI) e, con piacere, i nostri specialisti in materia cercheranno di aiutarvi con l'intero processo, se effettivamente avete la possibilità e l'intenzione di incorporare la vostra nuova SL nel nostro studio notarile.