Legittimazione della firma

Un'altra delle funzionalità molto interessanti offerte dal nuovo Portale Notarile del Cittadino è la possibilità di gestire al 100% online la legittimazione notarile di una firma elettronica qualificata apposta su un documento elettronico, che può essere molto utile per cittadini e professionisti in una moltitudine di settori.

Vediamo ora come accedere a questa opzione, a cosa serve e come procedere.

Che cos'è la legittimazione della firma?

Una delle funzioni abitualmente svolte dai notai è l'autenticazione delle firme, ossia l'atto con cui un notaio certifica, cioè attesta a terzi, che la firma apposta su un documento appartiene a una determinata persona. In questo modo, grazie all'autenticazione notarile, la firma apposta su quel documento acquisisce la necessaria garanzia di veridicità e autenticità per poter avere pieno effetto nei confronti di terzi.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, cuando se construye una nueva vivienda y se pretende oficializar la misma, a través de una escritura de declaración de obra nueva (para así poderla inscribir en el Registro de la Propiedad), de conformidad con la normativa urbanística, es necesario, entre otras cuestiones, que un técnico competente (un arquitecto), emita un certificado, con firma legitimada notarialmente, que contenga la descripción de la obra nueva.<ejemplo>

Su questa base, la verità è che, tradizionalmente, queste legittimazioni di firma sono state effettuate in relazione a firme autografe su documenti fisici, per cui la persona interessata a effettuare la legittimazione si recava di persona presso uno studio notarile, firmava il documento fisico su carta davanti al notaio e poi, una volta debitamente identificato, il notaio procedeva a legittimare la sua firma, attestando così di fronte a terzi che la firma su quel documento corrisponde a quella specifica persona.

Tuttavia, la verità è che oggi, come è noto, grazie alla generalizzazione delle nuove tecnologie, l'uso di documenti elettronici, che vengono firmati elettronicamente, sta diventando sempre più comune. In questi casi, spesso è anche necessario accreditare l'autenticità e la veridicità della firma, in modo che possa essere pienamente efficace nei confronti di terzi (come, ad esempio, una pubblica amministrazione, o per la sua incorporazione in un atto, ecc.)

Il nuovo servizio di autenticazione delle firme elettroniche risponde quindi a questa esigenza dei cittadini e dei professionisti che, in pratica, può essere molto utile per i professionisti del settore dell'architettura, del diritto o del mondo imprenditoriale(ad esempio, può essere utilizzato per legittimare la firma elettronica del nuovo statuto di una società, il licenziamento o la nomina di una nuova posizione in una società che è dettagliata in un certificato rilasciato dall'organismo competente, o nel caso delle certificazioni degli architetti nel campo dell'edilizia e dell'urbanistica) .

Perché è utile la certificazione notarile delle firme digitali tramite il portale notarile?

Grazie a questo nuovo sistema, accessibile attraverso il Portale del Notariato del Cittadino, ora qualsiasi persona o professionista, da casa propria, senza doversi spostare o perdere inutilmente tempo e denaro, può comodamente, con il proprio computer, sottoscrivere un documento elettronico con la propria firma digitale qualificata e, subito dopo, chiedere che un Notaio lo legittimi, richiedere che un notaio lo legittimi, garantendone così la piena efficacia di fronte a chi di dovere, e tutto questo, attraverso un processo semplice e veloce che evita inutili viaggi presso uno studio notarile, con conseguente risparmio di tempo e denaro per il cittadino o il professionista in questione.

Come possiamo vedere, si tratta senza dubbio di una funzionalità molto interessante che sarà senza dubbio ampiamente utilizzata.

Come posso avviare la procedura di autenticazione di una firma elettronica qualificata apposta su un documento elettronico?

Per avviare il processo che ci consentirà di autenticare una firma elettronica qualificata apposta su un documento elettronico, la prima cosa da tenere presente è che, affinché ciò sia possibile, il cittadino o il professionista interessato deve essere registrato sul Portale Notarile del Cittadino (QUI), che è il sito web creato dal Notariato spagnolo per implementare tutte queste nuove funzionalità telematiche della Legge 11/2023.

Per iscriversi, se lo si desidera, QUI potete trovare un articolo esplicativo nel nostro blog, in cui vengono dettagliati tutti i passaggi da seguire. È inoltre necessario indicare che, per poter svolgere l'intero processo al 100% online, è necessario disporre di un certificato digitale qualificato che ci permetta di identificarci e di firmare digitalmente i documenti, nonché, se necessario, di disporre del software Auto Firma (QUI è possibile scaricarlo). In ogni caso, per maggiori dettagli su questi aspetti tecnici, potete trovarli nell'articolo collegato.

Quali sono gli aspetti legali di cui devo tenere conto prima?

Per quanto riguarda l'autenticazione delle firme digitali, mi limito a fare un breve riferimento alla sua regolamentazione giuridica, prevista sostanzialmente dall'articolo 261 del Regolamento Notarile(QUI potete consultarlo), che stabilisce che il notaio può autenticare le firme elettroniche riconosciute apposte su documenti in formato elettronico, per cui tale autenticazione delle firme elettroniche avrà lo stesso valore di quella effettuata dal notaio con riferimento ai documenti in formato cartaceo.

In ogni caso, l'autenticazione notarile delle firme elettroniche è soggetta alle seguenti regole:

• Il notaio identifica il firmatario e verifica la validità del certificato qualificato su cui si basa la firma elettronica generata da un dispositivo per la creazione di una firma sicura.
• Il notaio assiste alla sottoscrizione da parte del firmatario del file informatico contenente il documento.
• L'autenticazione viene registrata mediante un documento in formato elettronico, redatto dal notaio con una firma elettronica riconosciuta.

Quali sono le fasi del processo di autenticazione notarile di una firma elettronica qualificata apposta su un documento elettronico, attraverso il Portale del cittadino notaio?

Se si sceglie di far apporre una firma elettronica qualificata su un documento elettronico autenticato attraverso il Portale Notarile del Cittadino, le fasi principali del processo, in forma molto sintetica, sono le seguenti:

1. Innanzitutto, attraverso il Portale del cittadino notaio, è necessario verificare i propri dati personali per controllare la propria identità. Se vi candidate come professionisti (nel caso di avvocati e architetti), il NCP effettuerà una verifica telematica con il corrispondente ordine professionale per controllare la veridicità della vostra identità professionale.
2. In secondo luogo, una volta verificati i dati personali, sarà il momento di allegare e convalidare il documento o i documenti di cui si desidera firmare la legittimazione.
3. Infine, una volta verificati il documento o i documenti, se non sono ancora stati firmati digitalmente (in quanto è possibile farlo prima), è necessario firmarli digitalmente (utilizzando l'applicazione AutoSignature all'interno del PCN stesso) e poi inviarli al notaio scelto per l'autenticazione.

Come si procede per richiedere l'autenticazione di una firma elettronica qualificata apposta su un documento elettronico?

Per avviare il processo di autenticazione di una firma elettronica qualificata apposta su un documento elettronico, il cittadino o il professionista deve accedere al PCN con il proprio nome utente e, una volta all'interno del PCN, selezionare la sezione"Legittimazione della firma" (lato sinistro dello schermo).

Una volta entrati in questa sezione, selezionate il pulsante verde"Avvia applicazione". 

Una volta entrati nella nostra nuova applicazione, dovremo seguire tutte le fasi del processo, che possono essere raggruppate nei seguenti punti chiave:

1. Dati del richiedente
2. Selezione del documento
3. Firma dei documenti e scelta del notaio
4. Verifica e invio della domanda

Ciascuna di queste fasi è descritta di seguito, in modo che il cittadino o il professionista sappia in dettaglio come procedere.

1.- DATI DEL RICHIEDENTE

In questa prima schermata, come vedrete, il modulo ci permette di presentare la domanda come"professionista" o"individuo":

Se scegliamo di fare la domanda come"professionista", avremo accesso a un menu a tendina in cui dovremo selezionare il gruppo professionale a cui apparteniamo, vale a dire:

• Consejo Superior de los Colegios de Arquitectos de España (per gli architetti).
• Consejo General de la Abogacía Española (per gli avvocati).

E, una volta selezionato il gruppo professionale, dobbiamo verificare la nostra identità con l'Ordine professionale corrispondente, selezionando il pulsante verde"Verifica identità", che avrà esito positivo, ovviamente, solo se la persona in questione appartiene a quel gruppo professionale ed è regolarmente iscritta all'Ordine professionale corrispondente.

Se invece effettuiamo la richiesta come"privato", per impostazione predefinita verranno visualizzati i nostri dati personali che abbiamo fornito al momento della registrazione presso il PCN.

Una volta completata questa prima fase, fare clic sul pulsante"Avanti"(in basso a destra) per continuare la procedura.

2.- SELEZIONE DEI DOCUMENTI

In questa seconda fase della procedura, dobbiamo selezionare il documento o i documenti di cui vogliamo autenticare la firma elettronica. A tal fine, nella schermata riportata di seguito, cliccare sul pulsante blu"Allega".

Una volta selezionata, apparirà una nuova schermata in cui dovremo indicare, in un menu a tendina, il tipo di documento, cioè:

• Oppure"delibere societarie" (per i documenti societari in cui vengono adottate delibere relative alla società).
• Oppure l'opzione"altri documenti" per tutti gli altri casi.

Una volta fatto questo, dobbiamo cliccare sul pulsante"Seleziona" per allegare il nostro documento da legittimare, quindi, una volta selezionato e caricato, dobbiamo cliccare sul pulsante blu"Aggiungi" in modo che il documento sia debitamente caricato. Infine, non ci resta che cliccare sul pulsante"Allega" per caricare il nostro documento sul PNC.

Una volta completata questa parte della procedura, si tornerà alla schermata iniziale della fase 2, dove non resta che convalidare il documento selezionando il pulsante verde"Convalida".

Una volta completato il processo di convalida, selezionare il pulsante"Avanti"(in basso a destra) per continuare la procedura.

3.- FIRMA DEI DOCUMENTI E SCELTA DEL NOTAIO

In questa terza fase della procedura, è necessario distinguere se il documento elettronico è già stato firmato o meno:

• Se l'abbiamo già firmata in precedenza sul nostro computer, con il nostro certificato digitale qualificato (che deve essere della stessa persona che fa la richiesta attraverso il suo utente), il PCN lo rileverà, quindi il modulo lo mostrerà con una spunta verde"firmato":

• Se invece il documento elettronico non è ancora firmato, il PNC lo rileverà, per cui accanto comparirà il pulsante verde"Firma", che dovremo selezionare per firmare digitalmente il documento, con il nostro certificato digitale qualificato, grazie all'applicazione di Firma automatica, che dovremo aver precedentemente scaricato.

Detto questo, una volta firmato il documento in uno dei due modi, per completare questa fase non resta che scegliere il notaio che vogliamo legittimi la nostra firma:

E anche, se del caso, di aggiungere in forma scritta qualsiasi commento che possa essere di interesse per il notaio.

Una volta completato questo passaggio, fare clic sul pulsante"next" (in basso a destra) per continuare la procedura.

4.- CONTROLLO E INVIO DELLA DOMANDA

In questa quarta e ultima fase del processo, non resta che verificare che il documento selezionato e il notaio scelto siano corretti, dopodiché bisogna cliccare sul pulsante verde"Invia" per completare il processo:

Quindi, se la procedura è stata completata con successo, riceveremo il seguente messaggio di successo, nonché un'e-mail di conferma al nostro indirizzo di posta elettronica, con un numero di richiesta specifico per identificare la vostra richiesta.

Come fa lo studio notarile ad autenticare le firme?

Una volta ricevuta la richiesta, il notaio in questione procederà a verificare che l'intero processo e la firma siano corretti, in modo da procedere, in caso affermativo, al trasferimento del documento in questione su carta, nonché alla legittimazione della firma richiesta.

Una volta completata la procedura, lo Studio notarile contatterà il cliente (via PNC o via e-mail) per inviargli la fattura del servizio e per concordare la consegna del documento autenticato, che può avvenire di persona presso lo Studio notarile o inviandolo per posta all'indirizzo indicato.

Quali sono i vantaggi di richiedere l'autenticazione di firma qualificata attraverso il Portale del Notariato?

Come abbiamo appena visto, la possibilità di richiedere l'autenticazione notarile di una firma elettronica qualificata apposta su un documento elettronico è una funzionalità molto utile per i cittadini e i professionisti in ambito legale, commerciale o architettonico, in quanto chiunque, da casa, con il proprio computer, seguendo una semplice procedura, può firmare digitalmente un documento e poi richiedere che un notaio autentichi tale firma. In questo modo:

• È conveniente e fa risparmiare tempo, in quanto non è necessario recarsi in uno studio notarile per formalizzare la richiesta.
• Perché potete elaborare la certificazione di firma elettronica con il notaio di vostra scelta, in modo facile, rapido e semplice, così che, ad esempio, se il vostro notaio di fiducia si trova a Barcellona, potete chiedergli di effettuare questa certificazione e poi inviarla al vostro indirizzo di casa, per posta, indipendentemente dalla città in cui si trova.

In breve, come possiamo vedere, questa procedura online vi farà risparmiare molto tempo e vi darà molta più facilità e comodità, il che è senza dubbio un aspetto molto positivo considerando il ritmo frenetico del lavoro e degli obblighi che la maggior parte di noi ha al giorno d'oggi.

Ho dei dubbi legali sulla legittimazione delle firme, dove posso trovare informazioni pertinenti che mi aiutino a risolverli?

Se avete dei dubbi su cosa sia l'autenticazione di una firma, a cosa serva, ecc. al di là dei consigli che naturalmente vi darà il vostro notaio, QUI potete trovare la sezione corrispondente del nostro sito web, dove potrete trovare molte informazioni di interesse su questa procedura, che vi saranno senza dubbio molto utili per conoscere in modo approfondito tutto ciò che è necessario sapere quando si autentica una firma.

Se alla fine ho problemi con il CNP, posso firmare il documento di persona presso lo studio notarile?

Naturalmente non c'è alcun problema. Se avete già iniziato la domanda, ma per qualsiasi motivo (ad esempio, un problema tecnico con il vostro computer, il vostro certificato digitale, ecc.) non riuscite a completare il processo, potete recarvi di persona presso lo studio notarile locale per firmare il documento in loco ed effettuare la legittimazione della firma in modo tradizionale.

Come posso risolvere eventuali dubbi sul processo di legittimazione della firma digitale?

Naturalmente, se avete dei dubbi su questo processo, il team dello Studio Notarile Jesús Benavides è a vostra disposizione per rispondere. Potete contattarci attraverso il nostro sito web(QUI) e, con piacere, i nostri specialisti del settore cercheranno di aiutarvi nell'intero processo, se effettivamente avete la possibilità e l'intenzione di legittimare la vostra firma digitale nel nostro studio notarile.