La postilla "dell'Aia". Cos'è e a cosa serve?
In effetti, nelle operazioni e negli atti quotidiani che vengono formalizzati in uno studio notarile di una grande città cosmopolita come Barcellona, e soprattutto tenendo conto del fenomeno della globalizzazione che abbiamo vissuto negli ultimi decenni, è sempre più frequente constatare come molti documenti notarili debbano avere effetto all'estero, cioè all'estero:
- Oppure gli atti pubblici firmati in Spagna devono essere efficaci in un Paese terzo.
- O nei casi in cui gli atti pubblici firmati all'estero devono avere effetto in Spagna.
In questi casi, perché ciò sia possibile, le parti interessate devono predisporre la cosiddetta "Apostilla dell'Aia", una procedura che cercheremo ora di spiegare affinché tutte le parti interessate ne siano a conoscenza.
Che cos'è l'apostilla "dell'Aia"?
L'Apostille è una procedura che permette di garantire l'autenticità di un documento notarile in uno Stato diverso da quello in cui è stato emesso o autorizzato, facilitando così il suo riconoscimento in uno Stato terzo e, quindi, contribuendo agli effetti del documento in un Paese diverso da quello in cui è stato creato, se del caso.
<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si María, que vive en Barcelona, tiene que conceder un poder especial a su hermana Mercedes, que vive en Argentina, para que esta, en su nombre y representación, pueda vender una finca radicada en Buenos Aires, propiedad de María, para que el poder que María otorga en España ante un Notario español pueda surtir efectos en Argentina, será necesario gestionar la Apostilla de dicho poder, para que así sea reconocido como válido y eficaz en Argentina, y Mercedes pueda así realizar correctamente ese trámite en nombre de su hermana María, que vive en Barcelona y que, lógicamente, dada la distancia, no se puede desplazar hasta Buenos Aires a realizar expresamente este trámite.<ejemplo>
Pertanto, nello specifico, attraverso la procedura di apostilla è possibile certificare la veridicità della firma del funzionario che ha autorizzato o emesso il documento pubblico in questione, nonché la veste in cui ha agito.
Perché è utile l'apostilla?
Naturalmente, ogni Paese, con il suo sistema giuridico, le sue regole, le sue autorità e le sue formalità, ha le sue particolarità che sono completamente diverse e sconosciute agli altri Paesi.
In questo caso, è molto probabile che le autorità di un paese conoscano il suo ordinamento giuridico e le sue formalità, ma non quelle degli altri paesi del mondo, cosicché, se viene presentato un documento pubblico autorizzato in un altro paese, l'autorità o il funzionario che lo riceve in quell'altro Stato, non conoscendo l'ordinamento giuridico o le formalità giuridiche del paese in cui è stato creato, non può verificare se quel documento sia davvero autentico o meno.
<ejemplo>Siguiendo nuestro ejemplo, el Notario de Argentina que ha de formalizar la compraventa de esa finca en Buenos Aires, como es lógico, conoce el derecho argentino, pero no el español, de modo que, cuando se le presente la escritura de poder especial autorizada por un Notario de Barcelona, no tendrá la capacidad de verificar si ese documento es auténtico, o no.<ejemplo>
Per risolvere questo problema, tradizionalmente, si ricorreva alla cosiddetta"legalizzazione diplomatica", ossia una procedura da svolgersi nel Paese straniero in cui il documento è autorizzato, davanti all'ambasciata del Paese di destinazione, con la quale i funzionari diplomatici o consolari del Paese di destinazione, data la loro conoscenza dell'ordinamento giuridico dello Stato in cui svolgono la loro missione, certificano l'autenticità della firma e la qualità di firmatario del documento in questione, permettendo così al documento di produrre i suoi effetti nel Paese di destinazione.
<ejemplo>Así pues, siguiendo nuestro ejemplo, tradicionalmente, si María necesitaba ese poder especial otorgado en España para surtir efectos en Argentina, hubiera tenido que acudir a la embajada argentina en Madrid o a un consulado de su país en España, para que los funcionarios diplomáticos o consulares argentinos, a la vista de su conocimiento del ordenamiento jurídico español, certificaran la autenticidad de ese poder otorgado en España, dándole así la fuerza necesaria para desplegar sus efectos en Argentina.<ejemplo>
Come si vede, questa procedura è macchinosa e lenta (la legalizzazione del documento, a seconda della saturazione dell'ambasciata o del consolato in questione, può richiedere settimane o mesi), ostacolando la fluidità delle relazioni giuridiche ed economiche internazionali. Alla luce di ciò, per accelerare la questione, alcuni decenni fa molti Stati, in applicazione di un principio di reciprocità, hanno deciso di attuare un meccanismo molto più semplice e rapido per riconoscere reciprocamente l'autenticità dei documenti pubblici autorizzati dalle rispettive autorità o funzionari, ovvero la cosiddetta "apostilla dell'Aia", che, come vedremo, consente di ottenere questo riconoscimento in modo molto più semplice e rapido.
Da dove deriva la postilla "Aia"?
L'apostilla "dell'Aia" deriva da un trattato internazionale, la"Convenzione del 5 ottobre 1961 che abolisce l'obbligo di legalizzazione per gli atti pubblici stranieri".
In virtù di questa norma di diritto pubblico internazionale e in applicazione del principio di reciprocità, tutti gli Stati firmatari, desiderosi di abolire l'obbligo di legalizzazione diplomatica o consolare per i documenti pubblici stranieri, hanno creato un meccanismo, noto come apostilla, mediante il quale, L'autenticità della firma, la veste in cui il firmatario del documento ha agito e, se del caso, l'identità del sigillo o del timbro che il documento reca, consentendo così di verificare la validità e l'autenticità del documento, il che ne facilita gli effetti nel Paese di destinazione, diverso dallo Stato in cui è stato generato o autorizzato.
Attraverso questo meccanismo, quindi, una volta autorizzato il documento pubblico in questione, l'autorità designata da ciascuno Stato apporrà l'apostilla sul documento stesso o su una sua estensione, utilizzando un modello standard riportato nell'allegato della Convenzione internazionale sopra citata, che si riporta di seguito:
Quali Paesi hanno ratificato la "Convenzione dell'Aia sulle Apostille"?
Attualmente, un numero molto significativo di Paesi del mondo ha ratificato questa convenzione, per cui se un documento pubblico autorizzato in uno di essi deve essere efficace in uno Stato terzo che ha ratificato la convenzione, possiamo ricorrere all'apostilla per verificare l'autenticità e la validità del documento all'estero.
Cosa succede se il Paese di destinazione del documento non ha ratificato la Convenzione dell'Aia?
In tal caso, non sarà possibile utilizzare la via dell'apostilla, ma si dovrà ricorrere alla via tradizionale della legalizzazione diplomatica o consolare.
Chi deve richiedere l'apostilla?
La richiesta di apostille deve essere effettuata dalla persona interessata o dal firmatario del documento, rivolgendosi all'autorità competente designata a tal fine da ciascun Paese.
Perché il processo di apostilla è più veloce?
Come abbiamo visto, l'apostilla è una procedura molto semplice eseguita dalle autorità designate dello Stato in cui il documento è stato emesso, per cui, una volta che il documento o l'atto pubblico è disponibile, recandosi presso tale autorità, si può eseguire in modo rapido e semplice la procedura che rende il documento valido e autentico all'estero.
D'altra parte, se si seguisse il sistema tradizionale di "legalizzazione diplomatica o consolare", la procedura sarebbe molto più macchinosa, costosa e lunga, in quanto dovremmo recarci presso le autorità diplomatiche o consolari competenti, il che renderebbe la procedura molto più lunga e difficile.
Come viene elaborata l'apostilla di un atto autorizzato in Spagna?
Nel caso della Spagna, la procedura di apostilla è molto semplice. Una volta che l'interessato ha firmato l'atto davanti al notaio spagnolo, deve recarsi al Collegio notarile corrispondente, dove può far apostillare l'atto, in modo che sia efficace nel Paese estero corrispondente.
In ogni caso, è bene sapere che molti studi notarili, se i loro clienti lo richiedono, in cambio dell'onorario pattuito, possono svolgere questa procedura per loro conto, risparmiando le spese amministrative e di viaggio.
Come si effettua l'apostilla di un atto straniero che deve avere effetto in Spagna?
Se disponete di un atto o di un documento pubblico autorizzato all'estero e avete bisogno che abbia effetto in Spagna, dovete recarvi presso l'autorità designata dallo Stato in questione, affinché possa apostillare il documento per renderlo efficace in Spagna, in modo che l'autenticità e la validità del documento possano essere verificate dall'autorità spagnola che deve applicarlo o riconoscerlo.
<ejemplo>Así pues, si un ciudadano chino, que reside en Pekín, concede un poder especial a un amigo suyo que vive en Barcelona, para que en su nombre y representación realice un trámite en España, para que este documento sea válido y reconocido en España, ese ciudadano chino deberá acudir a la autoridad correspondiente que el Estado chino hubiere designado, para que pueda apostillar esa escritura para que surta efectos en España.<ejemplo>
L'apostilla certifica il contenuto e garantisce il riconoscimento del documento straniero in Spagna?
No. Come già detto, l'apostilla consente solo di verificare l'autenticità della firma dell'autorità che sottoscrive l'atto pubblico, nonché la veste in cui tale autorità agisce, ma non certifica né il contenuto del documento né la sua sufficienza per ottenere gli effetti voluti dalle parti interessate nel Paese di destinazione.
Pertanto, gli atti pubblici stranieri con apostille presentati al notaio spagnolo, per essere efficaci in Spagna, devono essere sottoposti al cosiddetto giudizio notarile di equivalenza e sufficienza, ossia alla valutazione se, in considerazione del documento in questione, dell'ordinamento giuridico e delle funzioni dell'autorità che ha rilasciato l'atto all'estero, esso sia equivalente alle disposizioni della legge spagnola e, pertanto, sia valido e sufficiente per svolgere la procedura richiesta in Spagna.
Cosa succede se il documento straniero è scritto in una lingua straniera?
In questo caso, ad eccezione dei casi in cui il notaio conosce la lingua straniera e, sotto la sua responsabilità, si occupa della traduzione del documento, le parti interessate devono fornire una traduzione giurata del documento in modo che, logicamente, il notaio o l'autorità spagnola a cui il documento è indirizzato possa comprenderne il contenuto e valutarne la validità, l'equivalenza e la sufficienza per l'atto o l'affare previsto.
Nella speranza che questo articolo abbia fornito informazioni interessanti per i clienti interessati a far sì che i loro atti notarili abbiano effetto in un Paese diverso da quello in cui sono stati autorizzati, rimango a vostra disposizione per aiutarvi a rispondere a qualsiasi domanda nel contesto di questa o di altre situazioni simili.
