Sapevate che... i notai conservano sempre tutti i documenti notarili che vengono firmati davanti a loro?

Quando un cittadino stipula un atto, deve sapere che l'originale dell'atto pubblico che firma, chiamato "atto originale", sarà incorporato nel protocollo notarile del notaio, che, contrariamente a quanto alcuni possono credere, non appartiene al notaio o alle parti, ma, come stabilito dall'articolo 36 della Legge sul Notariato, i protocolli appartengono allo Stato, mentre la funzione dei notai è quella di conservarli, in conformità con le disposizioni di legge, in quanto archivisti degli stessi, sotto la loro responsabilità.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si hoy acudimos a un Notario a formalizar la compraventa de un inmueble, el original del documento que firmemos pertenecerá al Estado, y el Notario en cuestión que autorice el documento quedará obligado a guardar y conservar el mismo, para que así, en un futuro, si, por ejemplo, cualquiera de las partes desea obtener una copia de esa escritura, pueda acceder a la misma. Lo que se entregará siempre a las partes que otorgan el documento es una copia del mismo (ya sea una copia auténtica o simple).<ejemplo>

Su questa base, gli interessati devono sapere che ogni anno, in conformità alla normativa vigente (cfr. artt. 272 e ss. del Regolamento Notarile), ciascun notaio deve aprire un protocollo, nel quale confluiscono tutti gli atti originali autorizzati dal notaio stesso nel corso dell'esercizio, a ciascuno dei quali viene assegnato un numero correlativo man mano che vengono formalizzati i successivi atti pubblici, per la loro corretta identificazione e individualizzazione.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, la primera escritura que firme un Notario el día 3 de enero de 2022 a las 9 de la mañana, se le asignará el número 1 de protocolo del año 2022, y así sucesivamente, hasta concluir el año.<ejemplo>

Alla fine dell'anno, il notaio deve chiudere il protocollo di quell'anno e, entro due mesi, rilegare tutti gli atti di quell'anno in volumi di pergamena o di pelle, con cinghie per fissare la copertina esterna (sono sicuro che se avete mai visitato uno studio notarile, avrete visto i volumi del protocollo ben disposti sugli scaffali dello studio notarile).

Ciò significa che il notaio in questione conserverà il suo protocollo per un periodo di 25 anni, dopodiché lo invierà al corrispondente archivio generale del protocollo presso la sede di ogni distretto notarile per la conservazione. Nel caso in cui il notaio in questione vada in pensione o si trasferisca in un altro studio notarile, il notaio successivo che occuperà questa posizione, in quanto successore nel protocollo, è responsabile di continuare questo lavoro di archiviazione e custodia fino allo scadere dei suddetti 25 anni.