Quali documenti d'identità posso portare al notaio per firmare il mio atto?

Chiunque sia presente nella gestione quotidiana di uno studio notarile, a contatto con i clienti, firmando atti, verbali, polizze, ecc. sa bene che una delle domande più frequenti che molti clienti ci pongono è quale documento o quali documenti devono portare con sé il giorno della firma, ai fini dell'identificazione. Devo portare la carta d'identità, il passaporto, la patente di guida, in originale o in fotocopia? Cosa succede se il documento non è aggiornato?

Alla luce di tutte queste domande molto comuni e dei recenti sviluppi in materia che commenteremo, cercheremo di affrontare la questione in modo semplice, diretto e didattico, utilizzando il mio tradizionale sistema di domande e risposte sintetiche, in modo che ogni cittadino che deve recarsi presso uno studio notarile sappia quale documento o quali documenti deve presentare per identificarsi correttamente.

Perché è necessario identificarsi quando si va dal notaio?

Quando un cittadino si reca dal notaio per stipulare un atto notarile (come un atto di compravendita, una procura, una polizza di credito, un atto di deposito, ecc.), una delle azioni fondamentali e più importanti che il notaio compie è l'identificazione delle parti, cioè la verifica che le persone che firmano l'atto siano realmente quelle che dichiarano di essere.

Questa azione, logicamente, è fondamentale per il successo dell'atto o dell'affare che si intende compiere, poiché solo se si verifica la reale identità delle persone che sottoscrivono il documento notarile, l'atto o l'affare legale che si intende compiere può essere formalizzato correttamente e i suoi effetti possono essere validamente dispiegati.

<ejemplo>Así pues, por ejemplo, si Juan es propietario de un inmueble, y lo quiere vender a María, cuando ambos acudan a la Notaría a firmar su escritura de compraventa, una de las cuestiones clave (aunque no le demos importancia), es verificar que las personas que acuden al despacho notarial a firmar esa escritura de compraventa son efectivamente Juan (propietario del inmueble que se vende) y María (la persona que lo quiere comprar), pues sólo ellos están capacitados y legitimados para formalizar válidamente este negocio jurídico.<ejemplo>

Come si vede, l'identificazione delle persone che compaiono davanti al notaio è uno dei compiti fondamentali che il notaio svolge, dando così sicurezza e certezza giuridica agli atti giuridici e agli affari formalizzati dai cittadini presso il loro studio notarile di fiducia, verificando che le persone che compaiono davanti al notaio siano realmente quelle che dichiarano di essere.

Da un punto di vista giuridico, questa identificazione dei partecipanti è chiamata"giudizio sull'identità" dei concedenti,"fede di conoscenza" o"fede di identità", ed è fondamentale affinché l'atto che viene sottoscritto sia efficace nei confronti dei terzi, in quanto, come stabilito dall'articolo 17 bis della Legge sul Notariato, "gli atti pubblici autorizzati da un notaio... godono di pubblica fede e il loro contenuto si presume veritiero e completo secondo le disposizioni di questa o altre leggi".godono di pubblica fede e il loro contenuto si presume veritiero e completo secondo le disposizioni di questa o di altreleggi", per cui questo"giudizio sull'identità dei concedenti" è coperto da una presunzione legale di veridicità che può essere contestata solo in tribunale.

In sintesi, quindi, ciò significa che quando il notaio identifica le parti che vengono a firmare il suo documento, e ciò si riflette nell'atto, egli"attesta l'identità" dei firmatari, il che significa che, nei confronti di qualsiasi altra persona destinataria dell'atto notarile, tale identificazione è reale, valida e veritiera, il che consente di dispiegare i suoi effetti con garanzie nei confronti dei terzi.

<ejemplo>A modo de ejemplo, cuando acudimos al Notario a firmar un poder para pleitos, el Notario identifica al poderdante, y una vez firmada la escritura de poder, esa “fe de identidad” despliega sus efectos frente a terceros, de modo que, cuando nuestro abogado presenta la demanda que necesitamos interponer ante el Juzgado competente, y acompaña junto a ella la escritura de poder, el Juzgado que la recibe, al verificar que el Notario ha identificado al poderdante, da como certera esa identificación, admitiendo así a trámite esa demanda en nombre y representación de ese poderdante que fue debidamente identificado por el Notario al firmar la escritura de poder para pleitos.<ejemplo>

In che modo possiamo identificarci quando andiamo dal notaio?

Per rispondere a questa domanda, dobbiamo ricorrere alle disposizioni dell'articolo 23 della legge sul notariato, che stabilisce che"il notaio attesta negli atti pubblici e in quelli che, per la loro speciale natura, lo richiedono, di conoscere le parti o di averne accertato l'identità con i mezzi supplementari stabiliti dalle leggi e dai regolamenti".

La disposizione citata stabilisce inoltre che" in mancanza di conoscenza personale del notaio,costituiscono mezzi supplementari di identificazione":

Come si vede, la legge sul notariato offre al notaio due opzioni per quanto riguarda l'identificazione delle persone che compaiono:

• Identifica la persona che appare perché la conosce in modo inequivocabile(ad esempio perché è un amico d'infanzia e la conosce da molti anni).
• Ricorrere auno dei mezzi di identificazione supplementari, compresa l'identificazione mediante"carte d'identità o documenti con ritratto e firma rilasciati dalle autorità pubbliche, il cui scopo è l'identificazione delle persone".

Nella pratica, ovviamente, la maggior parte delle identificazioni delle persone che compaiono in tribunale avviene sulla base della presentazione di carte d'identità o documenti ufficiali, in quanto questo è il metodo più sicuro per verificare l'identità di una persona.

Su questa base, è necessario prendere in considerazione anche l'articolo 161 del Regolamento Notarile, che stabilisce quali carte o documenti saranno validi ai fini dell'identificazione davanti al notaio. Pertanto, il precetto citato stabilisce che l'identità delle persone che compaiono davanti al notaio deve essere accreditata:

• Spagnoli: con passaporto o carta d'identità nazionale.
• Stranieri residenti in Spagna: con passaporto o permesso di soggiorno rilasciato da un'autorità spagnola. 
• Stranierinon residenti: Con il passaporto o con qualsiasi altro documento ufficiale rilasciato dall'autorità competente del Paese di origine che serva per l'identificazione (che sarà certificato in caso di dubbio dall'autorità consolare corrispondente).

In ogni caso, il documento utilizzato deve contenere una fotografia e la firma del concedente.

Quali sono gli sviluppi recenti in questo settore?

In questo caso, si analizza un caso in cui una parte comparente formalizza un atto di vendita identificandosi davanti al notaio mediante una patente di guida valida del Regno di Spagna. L'atto di vendita, una volta presentato per la registrazione nel Registro fondiario, viene qualificato negativamente, in quanto il Conservatore ritiene che l'identificazione della persona comparsa non sia stata effettuata mediante nessuno dei documenti stabiliti nell'articolo 161 del Regolamento notarile sopra citato.

Contro questa interpretazione, il notaio che ha autorizzato l'atto ha presentato un ricorso alla Direzione generale, sostenendo sostanzialmente quanto segue:

• Secondo il notaio, l'articolo 161 del Regolamento notarile non è altro che lo sviluppo normativo dell'articolo 23 della Legge notarile, in cui si fa espresso riferimento a"carte d'identità o documenti con ritratto e firma rilasciati da autorità pubbliche", senza specificare di quali si tratti.
• Sottolinea inoltre come, in altri articoli del Regolamento notarile, quando si fa riferimento ai documenti d'identità validi per l'identificazione della persona che compare, ci si riferisce ad essi"al plurale", ammettendo quindi che possano essere"di diverso tipo".
• Inoltre, richiamando diversi regolamenti settoriali (come la Legge Organica sul Regime Elettorale Generale, il Regolamento del Registro Mercantile, un regolamento che disciplina la fornitura di servizi postali o il Regolamento di applicazione della Legge sulla Prevenzione del Riciclaggio di Denaro), sottolinea come questi regolamenti accettino la carta di circolazione come documento valido per l'identificazione di una persona.

Alla luce di tutto ciò, la Direzione Generale, schierandosi dalla parte del notaio, accetta infine la carta di circolazione del veicolo come documento valido ai fini dell'identificazione davanti a un notaio, anche se in modo sussidiario o supplementare, in quanto tale carta di circolazione soddisfa effettivamente i requisiti di cui all'articolo 23 della legge sul notariato, vale a dire che si tratta di un documento ufficiale, originale, con fotografia e firma, e rilasciato da un'autorità pubblica.

Il documento che forniamo deve essere originale?

Infatti, il documento presentato al notaio per l'identificazione della persona che compare deve essere un documento originale e non è ammissibile una copia o una fotocopia.

Il documento che forniamo deve essere in vigore?

Sebbene vi sia una certa controversia dottrinale al riguardo, ossia sulla possibilità di ammettere l'identificazione della persona che compare per mezzo di un documento scaduto, la posizione maggioritaria ritiene che la cosa più consigliabile sia quella di richiedere che il documento presentato al notaio ai fini dell'identificazione della persona che compare sia in vigore, poiché a volte, ad esempio, un documento scaduto può facilitare la commissione di un errore nell'identificazione del suo titolare (dato il trascorrere del tempo e la divergenza tra la fotografia riportata sul documento e la fisionomia attuale del suo titolare, modificata dal trascorrere di 10 o 15 anni, ad esempio).

Quali conclusioni possiamo trarre da questa analisi?

Da quanto analizzato, possiamo concludere che, in effetti, uno dei compiti fondamentali svolti dal notaio, quando autorizza un atto pubblico, è quello di identificare correttamente le persone che compaiono, verificando così che le persone che si presentano per firmare il documento siano quelle che realmente dichiarano di essere, assicurando così la validità e la piena efficacia dell'atto giuridico o dell'affare da formalizzare.

A tal fine, al fine di identificare le persone che compaiono, in modo ordinario e consueto, i documenti ammissibili sono:

• Spagnoli: DNI o passaporto ( e, in alternativa o in subordine, anche la patente di guida).
• Stranieri residenti: Passaporto o permesso di soggiorno.
• Stranieri non residenti: Passaporto (o, se del caso, un documento d'identità valido del Paese d'origine).

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Nella speranza che questo articolo contribuisca a risolvere i dubbi abituali di molti cittadini in relazione al documento da presentare al notaio ai fini dell'identificazione, il team dello Studio Notarile Jesús Benavides rimane a vostra disposizione per aiutarvi in qualsiasi cosa abbiate bisogno nel contesto della formalizzazione delle vostre transazioni notarili.